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金山文档助力奋钧贸易实现移动办公,保障企业信息安全

客户简介

深圳市奋钧贸易有限公司(以下简称“奋钧贸易”)成立于2015年,主要经营电子产品的技术研发及购销、手机周边配件与玩具的购销等。奋钧贸易目前在主流的外贸电商平台都开设了店铺,包括速卖通、亚马逊、敦煌、eBay、Wish等。

使用金山文档之前,客户曾面临的问题

(1)工作资料存储在公司电脑,无法随时随地办公

(2)老板经常出国出差,无法随时随地查看店铺数据

(3)企业资料繁多、存储混乱,无法快速获取所需资料

(4)员工离职时,可能会删除或带走公司的重要资料,信息安全无法保证

金山文档解决方案

(1)工作资料跨平台、多终端同步,在家也能处理工作

  • 使用金山文档以前:

奋钧贸易做的是跨境电商,因为时差问题,员工需要24小时处理店铺信息数据,例如物流发货信息、店铺数据统计等。因为工作资料都存储在公司电脑,必须在公司才能处理,在家或在外出差时都无法处理。

  • 使用金山文档以后:

公司将资料集中存储在云端的金山文档,因为金山文档里的资料是跨平台、多终端同步的,员工回到家打开电脑也能随时填写/汇总店铺实时数据,无需天天在公司熬到深夜。 

(2)差旅途中,用手机实时查看店铺最新数据

  • 使用金山文档以前:

作为跨境电商老板,要经常出国出差。要想在差旅途中查看店铺数据,通常要用微信或U盘来传输数据,很不方便。

  • 使用金山文档以后:

店铺所有资料数据都存储在金山文档,老板或员工在差旅途中,也能通过任意一部手机或电脑实时查看店铺最新数据,如发货统计数据、成本利润数据等。

(3)公司资料分类存储在不同团队文件夹,可快速获取所需资料

  • 使用金山文档以前:

公司人员分布在不同城市,加上电商公司资料繁多且分散存储于不同地方,如需找一份文档,通常要找很久才能找到,有时甚至找不到,非常影响效率。

  • 使用金山文档以后:

公司员工分布在不同城市,为了让员工快速获取所需资料,企业管理员按照城市创建不同的团队来共享信息,例如“深圳团队”、“揭阳团队”,再配合检索功能,可快速找到所需资料。

(4)将离职员工从组织架构中一键移除,确保公司文档安全不外泄

  • 使用金山文档以前:

电商行业离职率较高。离职员工如果对公司有不满或出于私利,离职时可能会删除或带走公司的一些重要资料,给公司造成损失。

  • 使用金山文档以后:

当有员工离职时,企业管理员直接在管理后台将离职员工从公司组织架构中一键移除,让其无法再访问公司文档,确保公司文档安全不外泄。

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