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 WPS+云办公解决物流行业棘手的跟单问题

客户简介

佛山市存真物流有限公司(以下简称“存真物流”),坐落于佛山市顺德区海尾立交与红旗路交叉口,交通便利,主营货运代理、普通货运、仓储服务、货运信息咨询等服务。公司自营车队,拥有多年物流货运经验,是小熊、德尔玛、京东等知名企业的物流战略合作方。

日常工作流程

存真物流共有4个部门:由司机组成的物流部、由接单员和跟单员组成的客服部、财务部、管理部。存真物流的日常工作流程如下:

  • 接单。接单员记录客户的物流订单,然后根据订单情况安排给不同车型的车辆
  • 运送。由司机团队将货物运送到客户指定的地点,物流跟单员全程记录订单和车辆的物流跟踪信息
  • 签收。司机和收货人核对数量,并将签单信息反馈给物流跟单员
  • 对账。物流跟单员将客户订单和签收过程信息综合反馈给客户,与客户对账
  • 核算。财务部在月底根据订单、签收、回单情况,进行财务核算

使用WPS+云办公以前,客户曾面临的问题

(1)订单和合同等文件纸质存储,容易丢失

(2)客户无法实时了解物流送货进度和跟单进度,客户需求得不到及时响应

(3)与客户对账时,需要在微信里一张一张对账单截图,效率低

(4)在家或差旅途中无法及时查看到公司文件,无法处理突发工作

(5)文档容易被篡改,导致工作混乱

WPS+云办公解决方案

(1)文档上云,开启无纸化办公

  • 使用WPS+云办公前:

与客户签订的合同、物流跟单表、出入库记录表等表格都是纸质保存的,随着时间推移,积累的文件越来越多,难以管理,容易丢失。

  • 使用WPS+云办公后:

所有工作资料都分类存储在物流部、客服部、财务部、管理部等不同团队文件夹里。此外还根据业务分别创建小熊、德尔玛、京东等子文件夹。文件的查看、编辑、分享流转都能在云端快速完成,开启无纸化办公。

(2)实时同步跟单信息,及时响应客户需求

  • 使用WPS+云办公前:

客户想随时了解司机目前的物流送货进度和跟单进度,只能通过电话和微信群来同步,有时因路况问题和安全问题无法及时响应客户需求。

  • 使用WPS+云办公后:

物流跟单员制作一份线上跟单表,司机每到一个地方,用手机就可以轻松填写送货进度,客户可实时了解进度,提前安排人员接货,提高了客户满意度。

(3)与客户分享对账的协作链接,及时解决账目问题

  • 使用WPS+云办公前:

与客户对账的细节比较多,如每一笔订单的货品图片和运送车辆的信息,物流跟单员把这些信息拍摄下来,在微信里一一发给客户,信息零散,效率低下,不利于后续整理和回溯。

  • 使用WPS+云办公以后:

将对账单整理在云端的在线表格里,附上订单对应的图片,给客户分享表格链接进行对账,客户若有问题可以标注出来,直到达成完全的一致。节省了整理和汇总的时间,客户也可以随时回溯。

(4)在家或差旅途中也能随时处理工作

  • 使用WPS+云办公前:

由于物流工作的特殊性,员工下班后也需要处理一些跟单信息。员工下班时需要用U盘拷贝当天的跟单信息,到家用电脑处理后再发给老板,过程繁琐。

  • 使用WPS+云办公后:

只需登录WPS+云办公账号,无论在家还是在差旅途中,也无论是用电脑、手机还是 Pad,都能访问存储在云办公上的工作资料,随时随地记录跟单进度,无需反复拷贝资料。

(5)开启保护工作表,防止表格内容被乱改或误改

  • 使用WPS+云办公前:

多个跟单员在同一个表格内同时记录不同跟单信息的时候,经常会出现误改其他跟单员编辑的内容的情况,导致表格信息混乱,影响工作正常进行。

  • 使用WPS+云办公后:

在多人协作编辑表格的时候,开启「保护工作表」,严格限定每位员工的编辑区域,员工无法在自己无权限编辑的区域内编辑,防止表格内容被其他协作者乱改或误改。

限定B-K列为编辑者A的编辑区域

 

编辑者B就无权限编辑B-K列

关于作者: wpsplus

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