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如何解决文档打印中常见的 3 个问题

很多小伙伴们在编辑文档时,总会花上不少时间进行排版优化,目的是让页面看起来更加美观。

但事与愿违。一般情况下,进入了打印阶段时,总能遇到一些让人头疼的问题,着实是一个大坑。

今天就来讲讲和文档打印相关的常见问题,传授一些实用的解决办法给大家。

(1)排版错乱一键解决

对于部分职场新人而言,总会在打印个人简历、工作方案时,出现排版错乱的问题

(如:行间距、字体变化,模板变形)。

这要是被HR/ 领导看到,估计直接把你拉黑/ 炒掉的心都有了~

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那么,排版打印变化该怎么解决呢?

事实上,导致排版错乱的原因有很多种,常见的原因是软件版本和设置不一致、字体文件缺失。

但想要真正排查,却是一件费时费力的事情。

好在我们有一条捷径可选:将文档输出为PDF格式

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虽然PDF也是一种常见的办公文档格式,但它其实就像数字世界里排版规范的纸张,我们无法改动原有的版式。

一旦将文档输出为PDF,无论在哪个软件或系统打开,都能保证内容排版不错乱。

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(2)背景无法打印

当编辑正式的文档时,总免不了为封面添加背景图片。可以当点击打印预览,却发现背景图消失不见:

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这样的现象,其实是因为使用了不支持打印的图片背景。

想要打印带有背景图的文档,需要插入图片进行设置,详细步骤如下:

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【说明】

■“页面布局”–“背景”–“删除页面背景”;

■“插入”–“图片”插入图片;

■“图片工具”–“环绕”–“衬于文字下方”– 根据需要调整图片大小。

 

若文档有多页,需要插入统一的背景时,一个一个插入图片非常繁杂。

下面再教大家利用页眉页脚快速套用背景图片的小技巧:

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【说明】

■选中图片,按住“Ctrl+X”剪切图片;

■“插入”–“页眉页脚”–在“页眉”的位置“Ctrl+V”粘贴图片;

■点击“打印预览”即可看到所有页面都加上背景图了。

(3)文档数据无法更新

如果想成为一名文档高手,那么你肯定会接触到「域」功能。

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它不同于文字,是文档中的一种特殊的代码,

可以在文档中自动插入字符、图形、公式、页码和其他资料。

能有效减少繁琐的重复操作,在职场上一直被广泛使用。

但是在将这类采用「域」功能的文档打印时,常常会因为修改导致「域」的数据无法自动更新。

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若遇到这种情况,其实只需要打开打印设置界面,点击「选项」,勾选更新域保存即可。

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