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如何按成员、组和部门设置文档权限?

在使用金山数字办公的过程中,有些重要的团队文件需要控制可见范围,经常需要给团队内不同的成员不一样的权限,例如有些公司敏感数据文件、客户资料等,仅展示给部分成员,并限制部分成员仅能查看不能编辑。在设置权限对象上,有时候需要按照角色组或者部门对成员进行文档授权,按组或者部门区分文档权限,后面一旦有新的成员加入这个组或者部门,就能自动获取原来设置过的文档权限,所有文档自动应用规则,无需再逐个文件手动添加人员。

以下教程将详细介绍给团队成员设置文档权限的功能,给重要的文件设置权限保护,可使文档在线访问更加安全。

按成员设置文档权限

第一步:在团队名称处右键,或者文件/文件夹列表右键,找到菜单中的「文档权限」入口,可设置谁可以看,谁可以改;

第二步:在文档权限弹窗,点击「从成员列表中选择」,即可选择团队成员并添加文档权限;

 

第三步:在文档权限弹窗,可修改/移除成员的权限

通过以上步骤,我们可以对文件或者文件夹设置特定成员的权限,设置成功之后立即生效。

按组设置文档权限

第一步:在文档权限弹窗,点击「从成员列表中选择」,从团队成员切换到自定义组;

第二步:新建自定义组,命名组的名称,并且将属于该组的成员拉入组中;

第三步:回到上一级页面,在自定义组的列表中选中刚刚添加的组,并设置权限即可;

通过以上步骤,我们可以对文件或者文件夹设置自定义组的权限,设置成功之后立即生效。

按部门设置文档权限

*该功能仅部门团队可用,请确认要设置权限的文件或者文件夹存在于部门团队(部门团队介绍可见:https://kdocs.cn/l/sui17NcSja5n),才能按照该方式设置权限。

第一步:在文档权限弹窗,点击「从成员列表中选择」,从团队成员切换到按部门;

第二步:部门列表会展示当前部门团队所在的部门以及子部门,选中列表中的部门,设置权限即可;

文档权限定义

默认的权限组合不能满足实际需要,可以新增权限组合,并自定义权限组合的权限位;

第一步:团队名右键菜单中,点击团队设置;

第二步:团队设置弹窗中,点击文档权限定义后方的设置;

第三步:文档权限定义弹窗中,点击「添加权限」;

第四步:命名权限组合名称,并添加对应的权限位,点击确定即可生效,同时也可编辑和删除已添加的权限组合;

Q&A

Q:父文件设置了文档权限,那么子文件是否会同步设置?

A:子文件默认跟随父文件的权限,如果子文件单独设置过权限,会以子文件单独设置的权限为准;

Q:文档给成员和成员所在的组都设置了权限,成员访问文档的时候以哪个权限为准?

A:默认以给成员单独设置的权限为准;

Q:为什么无法给团队拥有者和管理员去设置文档权限?

A:拥有者和管理员默认拥有团队所有文档的操作权限,无需单独设置;

Q:员工离职后,之前给他设置过的文档权限还会留着吗?

A:不会留着,员工离职之后会自动清理他的权限;

Q:普通成员,对其他人创建的文件有编辑权限,他是否有权限可以移动这个文件?

A:如果是在团队内进行移动,是可以移动的,如果是移动到团队外,不允许移动;

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