您的位置 首页 WPS教程

规范离职4步走:员工离职前,妥善回收权限

导读

适合人群:

Ø 企业超级管理员

你可能关心:

Ø 团队管理员与普通员工在团队所有权上存在区别,团队管理员拥有团队所有权,当其离职时,怎样才能妥善回收团队权限?

Ø 即使员工的团队权限得以回收,但离职员工此前分享过的文档何去何从?

Ø 员工离职后还能登录企业访问文档?企业文档安全如何保障?

Ø 员工离职时员工没有主动交接资料导致公司机密泄露?

Ø 资料交接不全导致接手人难以开展工作?

你将收获:

Ø 从团队权限、分享权限、登录企业权限、企业文档权限四大权限出发,分步骤回收即将离职的员工账号权限,规范离职交接流程,有效避免离职事宜的后顾之忧,切实保障企业信息安全。

Step1: 转让离职员工的团队所有权

功能说明

什么时候使用该功能?

Ø 希望高效回收离职员工团队权限。

使用该功能后,有什么效果?

Ø 在团队管理员离职前,通过『团队管理』-『变更拥有者』功能,可以转让离职员工的团队所有权,将事务交接给其他成员管理,妥善完成团队所有权的离职处理。

操作步骤

进行『团队管理』-『变更拥有者』操作,需要首先进入企业管理后台(进入企业管理后台的方法请参考:https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG),随后的操作方法如下:

>免费升级到企业版,赠超大存储空间

Step2: 取消离职员工分享过的文档

功能说明

什么时候使用该功能?

在员工离职后,不希望离职员工此前分享过的文档出现泄露风险。

使用该功能后,有什么效果?

通过后台『分享链接管理』功能,可以在员工离职时结束文档共享,该操作执行后,文件的共享链接将失效,其他人将无法访问,排除可能存在的文档泄露风险。

操作步骤

进行『分享链接管理』,需要首先进入企业管理后台(进入企业管理后台的方法请参考:https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG),随后的操作方法如下:

>免费升级到企业版,赠超大存储空间

Step3: 删除离职员工企业身份

功能说明

什么时候使用该功能?

Ø 防止员工离职后还能登录企业访问文档,保障企业文档安全。

使用该功能后,有什么效果?

Ø 通过『删除成员』功能,可以将离职员工从企业组织架构里删除,这样离职员工就无法再查看企业文档了,有效避免离职员工恶意拍照或截图泄露企业文档。

操作步骤

>免费升级到企业版,赠超大存储空间

>免费升级到企业版,赠超大存储空间

Step4:转让离职员工的企业文档

功能说明

什么时候使用该功能?

Ø 避免员工离职时没有主动交接资料导致公司机密泄露的危机;

Ø 希望离职员工顺利交接资料,以便接手人开展工作。

使用该功能后,有什么效果?

Ø 通过『转让离职员工文档』,可以将离职员工的企业文档,完整交接给指定的同事,有助于资料接收人顺利开展后续工作,同时避免离职员工未能主动交接资料带来的公司机密泄露风险。

Ø 注意:这里所交接的文档,是离职员工的企业文档,而不是团队文档,离职员工在团队内创建的文档会保留在团队内,无需交接。

操作步骤

进行『离职员工文档』操作,需要首先进入企业管理后台(进入企业管理后台的方法请参考:https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG),随后的操作方法如下:

>免费升级到企业版,赠超大存储空间

Q&A

Q:离职员工还能访问公司文档吗?

A:不能访问。员工离职时,当企业管理员在企业管理后台将离职员工从企业组织架构中移除后,离职员工将无法访问公司文档,具体操作参照前文Step 3。

Q:员工离职时会产生什么影响?

A:员工离职时会有两个主要影响:员工离职时将产生两大影响:

① 不可再访问企业团队,不可再查看企业文档;

② 退出操作无法撤回,重新加入企业需重新联系企业管理员。

PS: 员工离职前必须先将团队内的文档加密权限解除,不然退出企业后,团队内的成员是打不开离职员工设置权限的文件,若想要打开就得向离职员工申请权限,但离职员工已经不在该企业所以无法查看企业文档,所以会陷入一个死循环。

热门文章