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「案例」外语培训机构居然用WPS⁺云办公做这些事!

用户故事
用户故事

用户丨留学外语培训/运维

采访者丨小蝎子、陈皮特皮

编辑丨米粒

对于咱用户在使用WPS⁺云办公时出现的各种脑洞,我是从不感到奇怪的:

▶ 七夕当天,军哥悄悄在云文档在线编辑一封告白情书,忐忑地在下班路上给心仪的对象发送编辑链接,等着对方在告白信下方回复:“好的”….

▶ 开会时找不到同事加姐,就在加姐最近的云文档留言,没想到文档下方立即回复了“马上赶到”!

▶ 年终总结来临没有模板简直无法“开锅”,小刘一打开云文档,就找到一份心仪的模板,模板思路比平时抓耳挠腮琢磨的汇报思路更加清晰和完备!

….

当我正在回忆这一幕幕熟悉的场景时,我们的用户张先生说:来听听我用WPS⁺云办公的故事吧,我可是把你们的各项功能摸了个透!

哟!看来是大师啊,我等带上好酒好菜,且听您一一道来!

1.  70人规模的文档数据分权限管理

“我供职于一家线上和线下打通的高端留学外语培训机构,负责运维工作。公司总部在厦门,在全国有多个分部。机构用户群均为高知高收入人群,对于课程、服务和环境都有较高的要求。因此学校对于分权限统一管理,多部门协同化办公以及大量数据信息管理的需求非常迫切。”

“公司旧有的局域网共享系统较为沉旧:所有的文档和资料都在一个公共文件夹查看。而且现有局域网不能适应多层级数据管理的需求。因为没法统一管理权限,数据安全性不能保证。”

可通过组织架构和搜索查找文档
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WPS⁺云办公通过分权限设置文档,组织架构一目了然,在一个平台上可以查看到所有端口的动态,既便于统一管理,又不会彼此干扰。就像分成一个一个职责清晰的小仓库,每个人有不同的钥匙进入相应的仓库存放文档数据。设置不同成员查看或编辑权限后,数据安全隔离;而设置文档及文件夹共享权限,又能使一些行政、人事、规章制度这些信息不遗漏每一位成员,我这个仓库管理员终于不再混乱了。

2.  跨国沟通,多设备多区域随时访问

“由于留学教育的特殊性,经常需要跟国外用户调整时差,导致加班工作。局域网得24小时开机,才能保证咱同事可以随时查看共享文件夹的资料。万一周末期间物业不开门或者突然断网,我们的文档看不到不说,还有可能被损坏。”

“WPS⁺云办公用得比较称手的一点就是:对于我们做留学教育这块,可将文档链接一键分享给他人,突破了地域和设备的局限,还能对文档内容进行评论和修改,修改过程中的历史版本和协作记录都保存在云端,可随时查看、还原或下载任一历史版本。”

链接一键分享,且可设置权限
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所有的内容全部实时自动保存,无需手动保存,也无需担心因为忘保存、断网、断电等导致的文档内容丢失问题。

多设备多区域随时访问
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3.  教学文档实时编辑同步

“学校管理涉及多个分公司,还涉及学生/家长,客服人员,以及国外的用户群多重角色。及时同步信息,避免错漏非常重要。”

“每个学生课程很多。每个老师的授课记录,打分情况客服人员都要追踪记录,及时反馈给他们的家长,并得到家长们的反馈。”

“以前我们做上面这些事儿一定是微信拉群,每个人都有1个自己的文档,彼此更新完信息扔群里,经常不知道对方更新的细节,这就导致最终文档一定会重复确认,浪费时间。”

“这是去年5月份摆在我面前的大难题。因此学校有心采购一套满足他们办公需求的软件。我从百度搜索对比了几家产品,最终圈定了WPS⁺云办公,熟悉好用的 Office,在线实时协作,权限管理和文档加密,简直是为企业定制使用的。”

“我们把每一个分校看做是一个大的部门,在大的部门里每个老师都建立自己的学生档案,每个学生档案包含了多门课程,有的还涉及异地教学。现在更新培训信息时,领导能随时查看老师的培训状态,及时调整,更好反馈给学生家长。客服人员也可以根据学生的成绩来进行追踪。”

多人在线编辑,实时查看动态
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4. 教学数据安全保障,文档不因人员流动而泄密

“教学资料对我们非常重要,对外分享我们都很谨慎的,这是我们立身之本。绝对不能被竞争对手和有心之人获取。”

“赶上员工离职的时候,一旦带走了重要资料我们无从查证。”张先生叹口气。

“对此我们用WPS⁺云办公的解决方案是:在云文档通过密码和访问权限的设置,没有访问权限的用户获得链接打开也只能是乱码。当公司内部涉及人员离职时,通过分权限管理,可以限制下载和转发,避免重要信息泄露造成不必要的麻烦。有效保障数据安全,解决了大问题。”

给文档加一把“锁”
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对团队成员权限进行设置
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在外语培训行业,我们还采访了除张先生之外的从业人员,主要涉及以上4个方面的问题都可用WPS⁺云办公一一攻破。令我们感到开心的是:他们将WPS云办公作为工作开展的重要办公软件和协同工具。使教学各项文件、计划、协作流程更加清晰简洁,也是加强教师之间和师生之间交流的纽带,在协作中走向高效。

 

关于作者: wpsplus

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