WPS365团队文档管理模块近期优化了文档对外分享范围功能，为团队管理员提供了四种预设的分享范围设定。这个功能解决了团队文档分享管控中"能分享给谁"的核心问题。
更新背景
团队协作中，文档分享是高频操作，但不受管控的分享可能导致敏感信息外泄。企业需要的不是完全禁止分享，而是能够精确控制"能分享给谁"。以下场景促使了这一功能的优化：
- 企业对数据外发管控的合规要求提升
- 团队协作中频繁出现误分享问题
- 管理员需要比"全开/全关"更精细的分享控制
新功能详解
功能一：四种分享范围预设
系统提供四种分享范围设定，从最开放到最严格：
- 不限制：任何人可被分享
- 仅允许分享给本企业、关联组织及外部联系人
- 仅允许分享给本企业成员
- 仅允许分享给团队成员
功能二：团队级统一管控
管理员在团队文档设置中配置分享范围后，该设定统一应用于团队内所有文档，无需逐个文档设置。
功能三：即时生效
分享范围设置后立即生效。如果收紧范围，之前不符合新设定的分享链接将自动受限。
功能四：与安全功能联动
分享范围功能与文档水印、文档加密保护等安全功能位于同一设置页面，管理员可以一站式配置完整的安全管控方案。
使用场景与预期效果
管理员反馈最多的是操作的便捷性——一次设置，全团队生效。特别是"仅允许分享给本企业成员"这一选项，得到了对数据外发有严格管控要求的企业的高度认可。
常见问题
问：升级后之前的分享设置会受影响吗？
答： 不会。功能升级不影响已有的文档分享设置。管理员可以在团队文档设置中查看和调整当前的分享范围。
问：四种分享范围可以随时切换吗？
答： 可以。团队管理员随时可以在文档设置中修改分享范围，修改后立即生效。
问：这个功能需要额外付费吗？
答： 不需要。文档对外分享范围功能包含在WPS365的团队文档管理模块中。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
