很多企业管理员第一次接触WPS团队管理的审批管理功能时，可能觉得不就是"通过"或"拒绝"嘛，有什么复杂的。但实际用起来才发现，不同规模、不同阶段的企业，审批管理的使用方式差别很大。这篇整理了几个真实的企业使用场景，看看管理后台审批管理到底能解决什么问题。
场景一：初创团队的成员入驻
一家二十人左右的创业公司刚开通WPS365，需要把全体员工导入系统。管理员小陈面临的问题是：二十个人要一次性加进来，还要分配到不同部门，如果一个个手动添加太慢了。
小陈的做法是先用批量导入功能：进入管理后台"通讯录 > 组织架构 > 批量导入/更新"，下载模板填写成员信息后上传。导入完成后，通过"发送激活提醒"功能用邮件通知所有成员激活账号。
同时，小陈开启了"允许成员邀请同事加入企业"功能，生成了企业邀请链接发到内部群里。有几位同事看到后自己点了链接申请加入，这些申请就自动进入了审批管理界面。
小陈在"审批管理 > 成员加入审批"中逐条核对了申请信息，确认无误后点击"通过"。整个过程，批量导入的成员不需要审批（因为是管理员主动添加的），而通过邀请链接自行申请的成员则经过了审批确认，确保了人员接入的安全性。
效果
效果：二十人的团队在半天内完成了全员入驻，同时保证了每个自行申请加入的成员都经过了管理员确认。
场景二：设计公司的外部客户协作
一家设计公司需要频繁与外部客户共享设计文档。过去用个人邮箱传文件，版本混乱、权限不可控。管理员老王希望通过外部联系人功能，让设计师直接与客户在WPS365上协作。
老王进入"通讯录 > 外部联系人 > 添加"，复制邀请链接发给客户。客户访问链接填写姓名等信息后提交申请。老王在"审批管理 > 外部联系人审批"中看到了这条申请。
审批列表里清晰显示了申请人的姓名、所在企业、添加者、申请时间。老王点击"通过"后，这位客户就被添加为外部联系人。然后老王在编辑弹窗中指定了负责该客户的内部设计师作为协作成员。此后，这位设计师就可以在通讯录中看到该客户，并直接与其共享设计文档。
有个小插曲：有次邀请链接被转发到了客户公司的群里，一下子涌进来七八个申请。老王发现后立刻点击"重置链接"让旧链接失效，然后重新生成新链接只发给指定客户。
效果
效果：设计师与客户在同一平台协作，文档版本统一管理，外部人员接入完全可控，不会出现未授权人员进入企业通讯录的情况。
场景三：制造企业的设备安全管控
一家制造企业的IT部门对信息安全要求很高。管理员老李在"安全管控"模块中开启了设备绑定策略，规定每个员工最多绑定3台设备。
当有员工换了新手机或新电脑，在新设备上登录WPS365企业账号时，系统会拦截并生成设备审批申请。老李在"审批管理"界面看到了设备审批申请，核对设备信息后决定是否通过。
如果员工是因为设备损坏更换新设备，老李会先在安全管控中解绑旧设备，然后通过新设备的审批申请。这样既保证了员工能正常办公，又确保了账号不会在未经授权的设备上使用。
效果
效果：企业账号只能在经过管理员审批的设备上使用，即使员工密码泄露，攻击者也无法在未授权设备上登录。
场景四：集团企业的多部门管理
一家有数百人的集团企业，各部门对成员管理有不同需求。人事部负责整体通讯录维护，IT部负责设备审批和安全管控，各部门负责人需要管理本部门的外部协作联系人。
通过WPS团队管理的权限体系，超级管理员可以为不同管理员分配不同的菜单权限。人事部管理员可以操作组织架构和成员审批；IT部管理员可以操作安全管控和设备审批；各部门管理员可以管理本部门的外部联系人审批。
所有审批操作都在"审批管理"界面统一进行，每位管理员只看到自己权限范围内的审批事项。导航栏的数字提醒让各管理员都能及时处理自己的审批任务，不会遗漏。
效果
效果：数百人企业的审批管理实现了分工明确、各司其职，避免了审批事项堆积无人处理的问题。
实施建议
如果你准备在企业中启用管理后台审批管理，建议按以下步骤推进：
- 先梳理企业的审批需求：哪些类型的加入申请需要审批？外部联系人接入由谁负责？是否需要设备绑定策略？
- 配置管理员权限：根据部门分工为不同管理员分配对应菜单权限
- 开启必要的审批开关：如"允许成员邀请同事加入企业"、设备绑定策略等
- 建立审批响应机制：指定管理员定期查看审批管理界面的待办申请，确保审批不被遗漏
- 定期审查审批记录：通过"已通过"和"已拒绝"标签页回顾历史审批，确保审批决策合理
常见问题
问：十人以下的小团队需要审批管理吗？
答： 即使是小团队也建议开启审批管理。成员邀请同事加入时经过管理员确认，可以防止无关人员进入企业通讯录。外部联系人审批则保证了只有经过授权的外部人员才能与企业成员协作。
问：审批不及时会不会影响业务？
答： 审批申请提交后会一直保留在"待审批"列表中，不会自动过期。但如果审批处理过慢，可能会影响成员正常加入企业或外部协作的开展。建议管理员每天查看一次审批管理界面。
问：可以设置自动审批吗？
答： 目前管理后台审批管理需要管理员手动操作通过或拒绝。对于批量加入的成员，建议使用批量导入功能直接添加，这样不需要经过审批流程。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
