企业部署 WPS 365 后，管理员需要让所有员工尽快激活企业账号。发送激活提醒是 WPS 团队文档管理中用来解决这个问题的关键功能——它能批量通知成员完成账号激活，不需要一个个打电话催。这篇教程会从零开始，一步步带你走通完整的操作流程。
为什么需要发送激活提醒？
管理员在通讯录中添加成员后，成员的账号处于"待激活"状态。如果不主动通知，成员根本不知道自己已经被添加到企业通讯录中，更不知道该怎么操作。发送激活提醒就是帮管理员把这个"通知"动作自动化——一键向所有待激活成员发送邮件或短信，引导他们完成激活。
操作前的准备工作
在发送激活提醒之前，你需要完成以下准备：
- 拥有管理后台权限：只有管理员或被授权的角色才能操作
- 已完成成员添加：成员信息（姓名、手机号、邮箱）已录入通讯录
- 确认成员信息准确：特别是手机号和邮箱，这是通知能送达的前提
如果还没有添加成员，请先通过"手动添加"或"批量导入"完成成员信息的录入。
发送激活提醒的操作步骤
第一步：进入管理后台通讯录
打开浏览器，登录 WPS 365 管理后台。在左侧导航栏中找到"通讯录"模块，点击"组织架构"。
这一步你会看到企业当前的部门结构和成员列表。未激活的成员会有状态标识，方便你区分哪些人需要发送提醒。
第二步：找到发送激活提醒入口
在组织架构页面中，找到"发送激活提醒"按钮。这个入口通常位于成员列表的操作区域。
如果你之前是通过手动添加或批量导入的方式录入成员，系统会在添加完成后提示你可以发送激活提醒。你也可以随时在组织架构页面主动发起。
第三步：选择需要提醒的成员
系统会列出所有待激活的成员。你可以全选所有成员，也可以勾选特定的成员单独发送。建议第一次部署时全选发送，后续新入职的成员再单独处理。
第四步：确认并发送
确认选中的成员列表后，点击发送。系统会通过邮件和短信两种渠道同时向成员发送激活通知。成员收到通知后，点击邮件中的激活链接或短信中的引导链接，即可跳转到激活页面完成操作。
第五步：查看激活状态
发送提醒后，回到通讯录的成员列表，你可以看到每个成员的激活状态。已激活的成员状态会更新为"已激活"，未响应的成员仍然显示"待激活"。对于长时间未激活的成员，可以再次发送提醒。
效果展示
完成以上步骤后，你的企业成员管理就形成了闭环：
常见问题（FAQ）
问：发送激活提醒时提示手机号格式错误怎么办？
答： 检查通讯录中该成员的手机号是否正确，确保是 11 位手机号且无多余空格或特殊字符。批量导入时建议先下载标准模板填写。
问：成员说没收到激活提醒怎么办？
答： 首先让成员检查邮箱的垃圾邮件文件夹。如果邮箱和短信都没有收到，确认通讯录中填写的联系方式是否正确，修正后重新发送提醒。
问：手机上能操作发送激活提醒吗？
答： 发送激活提醒功能需要在管理后台操作，建议使用电脑浏览器访问。手机端可以查看通讯录状态，但批量操作建议在电脑端完成。
问：已经激活的成员会重复收到提醒吗？
答： 不会。系统只会向"待激活"状态的成员发送提醒，已激活的成员不会收到重复通知。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
