团队文档安全的第一道防线是什么？不是防火墙，不是权限设置，而是文档本身的加密保护。WPS团队管理让文档加密变得简单——一个开关就能让全部团队文档以安全格式存储。本教程带你完成完整配置。
准备工作
- 确认你是团队拥有者（只有拥有者能操作加密功能）
- 确认团队中已有需要保护的Office文档
- 了解加密范围：600M以下的Word、Excel、PPT文档
Step 1：进入团队文档设置
在WPS365中进入你的团队页面，点击团队顶部的「设置」按钮，在弹出菜单中选择「文档设置」。
进入后你会看到文档水印、文档加密保护和文档对外分享范围三个配置项。
Step 2：开启文档加密保护
找到「文档加密保护」选项，将开关切换为开启状态。
开启后系统会自动将团队内600M以下的Office文档加密保存为WPS安全格式。加密过程在后台进行，不需要等待。
操作要点：
- 开启后立即对新增文档生效
- 已有文档会在后台逐个加密
- 加密过程不影响团队正常协作
Step 3：配合开启文档水印（推荐）
文档加密保护解决的是存储安全问题，文档水印解决的是追溯问题。两者配合使用效果最好。
在文档设置页面找到「文档水印」选项，开启开关。
水印开启后，查看文档时会自动叠加显示查看者信息。
Step 4：设置分享范围（推荐）
在文档设置页面找到「文档对外分享范围」，选择适合团队的级别。
建议与加密保护配合使用的分享范围：
- 核心机密团队：仅团队成员
- 内部协作团队：仅本企业成员
- 跨企业协作：仅本企业+关联+外部联系人
企业管理后台也可以设定企业级分享基线。
Step 5：验证加密效果
配置完成后，通过以下方式验证：
- 在WPS365中查看团队文档，确认能正常打开和编辑
- 尝试将文档下载到本地，确认在本地无法直接打开
- 在手机端通过WPS365应用查看文档，确认能正常显示
注意事项：
- 加密后的文档只能在WPS365环境中查看和编辑
- 如果关闭加密保护，后续新增文档将不再加密，但已加密文档仍保持加密状态
- 加密不影响文档的内容和格式
常见问题（FAQ）
开启加密后会影响文档打开速度吗？
不会明显影响。加密后的文档在WPS365中打开时会自动解密，速度与普通文档几乎一致。加密主要改变存储格式，不影响使用体验。
关闭加密后已加密的文档会怎样？
关闭加密保护后，后续新增文档不再加密。但已经加密的文档仍保持加密状态，需要联系团队拥有者处理。
加密文档能在其他设备上打开吗？
可以。只要使用WPS365应用登录了有权限的账号，加密文档在任何设备上都能自动解密查看。但如果将文件复制到本地后脱离WPS365环境，将无法打开。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
