每次开完会，纪要发在群里、录音存在电脑里、PPT丢在共享文件夹——下周想找上周的会议内容，翻遍了也找不到。这篇教程手把手教你怎么用WPS会议的归档检索功能，把会议资料管理得明明白白。
一、会前：设置会议归档规则
WPS会议的归档从创建会议时就开始了。在WPS365中通过日历或IM创建会议时，系统会自动关联会议主题、参会人员、会议室等信息。
操作步骤：
- 打开WPS365，进入日历模块，点击"新建日程"
- 填写会议主题、时间、参会人，选择"创建WPS会议"
- 在会议详情中上传会前资料（议程文档、背景材料等）
- 系统自动将这些资料与会议关联，会前即可查看
操作要点提醒：会前资料尽量提前上传，参会人可以在会前预读，会议效率更高。WPS会议会自动将关联文档纳入归档范围。
二、会中：AI自动转写与纪要生成
会议进行中，WPS会议的AI能力开始工作，实时将语音转写为文字。
开启AI纪要：
- 会议开始后，主持人点击"AI纪要"按钮开启转写
- 系统自动识别不同发言人，实时生成转写文本
- 会议结束后，AI自动生成章节摘要和脑图视图
注意：AI转写支持中文实时识别，区分发言人，准确率可达 90% 以上。对于专业术语较多的会议，建议会前在文档中补充术语表，有助于提升识别准确度。
三、会后：资料自动归档
会议结束后，不需要手动整理上传，WPS会议会自动完成归档。
自动归档内容：
- 会议基本信息（主题、时间、参会人、时长）
- AI生成的会议纪要（含章节摘要和脑图）
- 会议录音和转写文本
- 会中共享的文档和演示文稿
- 会议决议和待办事项
查看归档：
- 进入WPS会议的"归档中心"
- 按时间线查看所有历史会议
- 点击任意会议卡片，查看完整归档内容
操作要点提醒：归档内容默认对所有参会人可见。如需限制访问，可在归档设置中调整权限范围。
四、检索：全文搜索历史会议
归档只是第一步，能快速找到才是关键。WPS会议提供多维度的检索能力。
基础检索：
- 在归档中心顶部的搜索栏输入关键词
- 系统在会议标题、纪要正文、转写文本中全文搜索
- 搜索结果高亮显示匹配内容，点击即可跳转到对应位置
高级筛选：
- 按时间范围筛选（如"最近三个月"）
- 按参会人筛选（输入人名查看其参与的所有会议）
- 按会议类型筛选（项目会、部门会、客户会等）
- 按关键词组合搜索（如"产品方案 AND 质量标准"）
实际场景举例：想找三个月前关于"新产品发布方案"的讨论，直接在搜索栏输入"新产品发布"，系统会返回所有提及该词的会议记录，包括某次会议中某人顺带提到这个词的片段。
五、导出与分享
归档的会议资料支持多种方式导出和分享。
导出方式：
- 纪要导出为Word或PDF文档
- 转写文本导出为文本文件
- 脑图导出为图片或思维导图文件
- 录音文件下载到本地
分享方式：
- 生成会议归档链接，发送给未参会人员查看
- 将纪要一键转发到WPS协作群组，@相关人员跟进待办
- 将会议文档关联到项目文件夹，与项目其他资料统一管理
六、线下会议录音归档
不是所有会议都在线上开。WPS会议支持将线下会议的录音文件上传归档。
操作步骤：
- 在归档中心点击"上传录音"
- 选择本地录音文件（支持MP3、WAV等常见格式）
- 填写会议主题、时间、参会人等基本信息
- 系统自动进行AI转写，生成纪要并归档
注意：上传录音后，AI转写需要一定处理时间，通常1小时录音约需5-10分钟完成转写。转写完成后，该录音同样支持全文检索。
七、开放API对接企业系统
对于有自建OA或知识管理系统的企业，WPS365开放平台提供标准API接口。
可对接的能力：
- 会议归档数据同步到企业知识库
- 从OA系统直接调起WPS会议
- 会议纪要自动推送到企业审批流程
- 会议待办事项同步到项目管理系统
通过API对接，企业可以在现有系统中直接检索WPS会议的归档内容，无需切换到WPS界面，实现无缝的知识管理体验。
常见问题（FAQ）
问：AI纪要转写错了怎么办？能修改吗？
答：可以。转写文本支持手动编辑修改，修改后的内容会同步更新到归档中。AI转写准确率通常在90%以上，但专业术语和人名可能出现偏差，建议会后快速校对一遍。
问：手机上能查看会议归档吗？
答：可以。WPS365支持多端访问，手机APP中可以直接查看会议归档、检索历史纪要、播放录音文件，功能与电脑端一致。
问：会议归档会占用多少存储空间？
答：录音文件是主要占用存储的部分，1小时会议录音约50-100MB。WPS365提供企业级云存储空间，具体容量根据版本而定，可在WPS365官方定价页面查看。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
