企业在数字化转型过程中，文档分享是一个高频操作，但也是最容易忽视的安全环节。一份敏感文档被误分享到企业外，可能带来严重的后果。
企业文档分享面临的风险
误分享：员工不小心将内部文档分享给了外部人员。
权限失控：分享后无法控制接收方是否转发或下载文档。
分享泛滥：文档被多次转发，最终不知道谁在访问。
离职遗留：员工离职后，其分享的文档仍然可以被外部访问。
WPS文档分享的企业级管控方案
统一分享策略
管理员可以在后台统一设置文档分享策略，包括是否允许对外分享、是否需要审批、允许的最大分享范围等。所有分享操作都在统一的策略框架下进行。
分享审批流程
对于需要对外分享的敏感文档，可以开启审批流程。员工发起对外分享申请，管理员审批通过后才能生成对外分享链接。
安全水印
在分享的文档上自动添加水印，显示查看者的账号信息。一旦发生泄密，可以追溯到具体责任人。
分享审计
管理员可以查看所有分享操作的完整审计日志，包括谁分享了什么文档、分享给了谁、设置了什么权限、何时取消分享等。
常见问题（FAQ）
问：如何防止员工将敏感文档分享到企业外？
答： 管理员可以在后台设置禁止对外分享，或者开启对外分享审批流程。
问：文档水印会影响阅读体验吗？
答： 水印以半透明方式显示，不影响文档内容的正常阅读。
问：分享审计日志保存多久？
答： WPS365企业版的审计日志保存时长取决于企业的配置，支持长期保存。
问：员工离职后，其分享的链接会自动失效吗？
答： 员工离职后，管理员可以通过后台一键交接文档，所有该员工创建的分享链接将自动失效。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
