多人协作编辑多维表格时，最怕的就是数据被别人不小心改了。刚填好的报表、已经审核通过的报销单、确认完毕的项目进度……一个误操作可能就让之前的工作白费。
其实 WPS 多维表格早就内置了记录锁定功能，只是很多人不知道怎么用。今天手把手教你三种记录锁定的设置方法，看完就能上手。
方法一：利用"审核状态"字段锁定记录
这是最常用、也最灵活的一种方式。
第一步：添加审核状态字段
打开你的多维表格，在最右侧新增一列。字段类型选择"单选"，选项设置为：
- 待审核
- 已审核
默认值设为"待审核"。
第二步：创建高级权限角色
点击表格右上角的"权限"按钮，进入权限设置页面。点击"新建角色"，创建一个名为"录入员"的角色。
第三步：设置编辑条件
在"录入员"角色的权限设置中，找到"可编辑的记录范围"，点击"添加筛选条件"：
- 字段选择：审核状态
- 条件：不等于
- 值：已审核
这样设置后，"录入员"就只能编辑"待审核"状态的记录，已审核的记录自动变为只读。
第四步：分配角色
回到权限设置首页，将团队成员分配到对应的角色。普通录入人员分配为"录入员"，审核人分配为"管理员"或"审核员"角色。
效果验证：
当录入员填写完一条记录后，审核人将其"审核状态"改为"已审核"，录入员再点击这条记录时，所有字段都变成灰色不可编辑状态。
方法二：通过视图权限实现只读锁定
如果不想用高级权限，也可以通过视图设置来实现记录锁定。
第一步：创建只读视图
点击多维表左下角的"+"号，新建一个视图。视图类型选择"数据表"，命名为"已锁定记录"。
第二步：设置筛选条件
在这个视图中，添加筛选条件：审核状态 = 已审核。这样所有已审核的记录会自动出现在这个视图中。
第三步：设置视图权限
点击视图名称旁边的设置按钮，找到"视图权限"，设置为"仅可查看"。这样打开这个视图的人只能看，不能改。
方法三：自动化流程自动锁定
如果你希望记录审核后自动锁定，不需要人工操作，可以用自动化流程来实现。
第一步：创建自动化流程
点击多维表顶部的"自动化"按钮，选择"新建自动化流程"。
第二步：设置触发条件
触发条件选择"当记录满足条件时"，条件设置为：
- 字段：审核状态
- 条件：等于
- 值：已审核
第三步：设置执行动作
执行动作选择"修改记录"，将记录的"锁定标记"字段（需提前创建）设为"已锁定"。
第四步：开启流程
保存并开启自动化流程。此后，任何一条记录被标记为"已审核"后，系统会自动执行锁定操作。
三种方法对比
常见问题
问：设置错了怎么撤回？
答： 管理员可以在权限设置中临时将角色的编辑条件取消，修改完后再恢复。
问：手机端能操作记录锁定吗？
答： 可以。WPS 多维表格的手机端同样支持查看和编辑权限设置，但建议在电脑端进行初始配置。
问：能批量锁定多条记录吗？
答： 可以。在视图中选中多条记录，批量修改"审核状态"字段即可同时锁定多条记录。
常见问题（FAQ）
问：录入员能自己把已审核的记录改回待审核吗？
答： 不能。如果审核员将记录改为"已审核"后，录入员的编辑条件"审核状态 ≠ 已审核"会阻止其修改该记录的任何字段，包括审核状态本身。
问：锁定后公式还会更新吗？
答： 会。锁定仅限制手动编辑，公式字段的计算仍然正常进行。
问：管理员能编辑所有记录吗？
答： 是的。管理员角色的权限不受筛选条件限制，可以编辑任何记录。
注：部分内容由 AI 辅助生成
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
