为什么要做文件分类分级
很多企业都在问：我的文档到底该怎么管？哪些文档要限制访问、哪些可以公开分享？WPS企业版文件分类分级就是帮你解决这个问题的。它让企业可以根据文档的重要程度，自动匹配不同的安全策略，既保证高效协作，又不让敏感信息失控。
准备工作
使用WPS企业版文件分类分级功能前，需要确保：
- 企业已开通WPS365商业高级版或以上版本
- 企业管理员已完成管理后台的初始化配置
- 已确定企业的文档分类分级体系方案
第一步：配置分类分级标签
登录WPS365管理后台，在左侧导航找到"安全管控"模块，选择"文件分类分级"。在标签管理页面，你可以：
- 创建分类标签：如"人事档案""财务数据""研发技术""市场资料"
- 创建分级标签：如"公开""内部""机密""绝密"
- 设置颜色标识：不同级别可设置不同颜色，方便员工识别
第二步：定义安全策略
在策略配置页面，为每个分级设置对应的安全策略：
- 公开：无限制，全员可访问、分享、下载、打印
- 内部：企业内部可见，外部分享需审批
- 机密：仅授权人员可访问，禁止外部分享，下载需审批
- 绝密：仅指定人员可访问，禁止外发、下载、打印，强制水印
第三步：应用分类分级
配置完成后，有两种方式为文档设置分类分级：
方式一：手动标记
员工在上传或创建文档时，手动选择文档的分类和分级标签。
方式二：自动规则
管理员设置自动分类规则，如"财务部上传的文档自动标记为财务分类"、"包含'薪酬'关键词的文档自动标记为机密级别"。
第四步：验证策略效果
设置完成后，建议用不同权限的账号验证策略是否生效：
- 用普通员工账号尝试访问机密文档（应被拒绝）
- 用授权人员账号访问机密文档（应正常打开）
- 尝试分享绝密文档给外部人员（应被阻止）
常见问题
问：分类分级标签设置错了怎么修改？
答： 文档的标签可在文件详情页修改，修改后安全策略自动重新匹配。管理员也可在后台批量修改。
问：可以设置自动过期吗？
答： 目前支持手动调整标签，暂不支持自动过期。但可通过自动化规则按条件自动设置。
问：手机端也支持分类分级显示吗？
答： 支持。WPS移动端同样显示文档的分类分级标签，安全策略在移动端同步生效。
常见问题
问：分类分级的规则可以导出备份吗？
答： 管理后台支持导出策略配置，便于备份和迁移。导入导出格式为标准JSON文件。
问：多个管理员可以同时配置吗？
答： 支持，但建议指定专人负责分类分级策略的维护，避免多人同时修改导致配置冲突。
问：员工离职后文档权限怎么处理？
答： 员工离职后，系统自动回收其所有文档访问权限。离职前标记的机密文档不受影响，仍在安全管控范围内。
注：部分内容由AI辅助生成
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
