文档被随意分享到企业外部是很多企业的痛点。本文手把手教你如何在 WPS 企业版管理后台配置分享权限管控，从登录后台到完成策略设置，每一步都有图有真相。
为什么要设置文档分享权限？
企业在日常运营中，文档是核心资产。但很多企业面临这样的困扰——员工不小心把内部文档分享给了外部人员，或者离职前批量下载企业文档带到下一家公司。设置文档分享权限，就是在源头管住"谁能分享""分享给谁""能不能外发"这几个关键节点。
准备工作
在开始配置前，请确认你具备以下条件：
- 拥有 WPS 企业版管理后台的超级管理员权限，或已被授予文档安全菜单的管理权限
- 已登录 WPS 企业管理后台
- 已明确企业的文档管控需求（是完全禁止外发，还是有条件的允许）
操作步骤
第一步：进入文档对外分享设置
登录管理后台后，按以下路径进入配置页面：
安全管控 > 文档安全 > 企业文档对外分享设置
第二步：选择分享管控模式
点击 修改 按钮，进入对外分享范围设置模式。
这里有两个选项：
- 允许分享到企业外：不做限制，成员可自由分享文档给外部人员
- 禁止分享到企业外：限制成员对外分享，可设置例外规则
第三步：配置禁止分享的例外规则
选择"禁止分享到企业外"后，可以根据企业需求勾选以下例外：
选项一：仍允许分享给关联组织
适用于集团企业、有合作伙伴关系的组织之间共享文档。
点击 设置 按钮，添加允许分享的关联组织及成员。
选项二：仍允许分享给外部联系人
适用于有固定外部协作对象的场景。需先在 通讯录 > 外部联系人 中添加外部联系人。
选项三：仍允许申请分享到企业外
适用于需要灵活外发但要有审批流程管控的场景。
第四步：设置审批流程
如果选择了"允许申请分享到企业外"，需要设置审批流程：
- 点击 设置审批流程 > 基础设置，设置哪些文档范围、哪些成员允许申请外发
- 点击 流程设置，自定义审批节点和审批人
第五步：配置白名单（可选）
如果需要允许特定成员不受全局限制约束，可设置对外分享白名单。
点击 添加，按成员、部门、用户组等维度选择特定用户即可。
第六步：开启禁止文档转移企业外
除分享权限外，建议同步开启"禁止企业文件转移到企业外"功能，进一步加固文档安全防线。
开启后，成员将无法把企业文档复制、移动或另存到企业外的位置。
效果展示
配置完成后，企业成员在尝试对外分享文档时将受到相应限制：
- 全局禁止时，分享弹窗中外部账号将不可选
- 申请模式下，提交外发申请后自动进入审批流程
- 白名单成员不受限制，可正常分享
常见问题
问：设置错了怎么撤回？
答： 重新进入设置页面，修改为需要的策略并保存即可。之前的策略立即失效。
问：手机上能配置吗？
答： 分享权限管控需要在企业管理后台配置，建议使用电脑浏览器操作。
问：配置后对历史分享链接有影响吗？
答： 开启禁止分享后，所有已对外分享的链接将立即失效。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
