前言
在企业日常办公中，文档审批是一项高频需求——合同需要法务审核、方案需要主管确认、报表需要财务审批。如果缺乏规范的审批流程，文档流转就容易出现混乱，甚至造成数据泄露风险。
本文以WPS 365企业版为例，手把手教你完成文档审批功能的配置与使用，从基础设置到高级玩法，一篇掌握。
一、认识WPS企业版文档审批
WPS企业版文档审批包含两种主要场景：
- 文档外发审批：当成员将文档分享到企业外部时触发审批流程
- 文档定稿审批：在文档定稿环节邀请相关人员确认审批
两种场景的配置路径不同，下文分别详解。
二、配置文档外发审批流程
第1步：登录管理后台
使用企业管理员账号登录WPS 365管理后台。
第2步：进入文档安全设置
导航路径：安全管控 > 文档安全 > 企业文档对外分享设置
第3步：设置全局分享策略
在"对外分享策略"区域，选择"禁止分享到企业外"，然后勾选"允许申请分享到企业外"选项。这样设置后，成员无法直接将文档分享到企业外，但可以通过提交申请的方式，经审批后获得外发权限。
第4步：配置审批流程
点击"审批流程设置"，进入配置页面：
- 基础设置：选择需要走审批的文档范围和成员范围
- 文档范围：可选择"全部文档"或"指定文件夹/团队空间"
- 成员范围：可选择"全部成员"或"指定部门/成员"
- 流程设置：配置审批节点
- 一级审批：选择审批人（可指定具体人员或角色）
- 二级审批（可选）：如需多级审批，添加第二个节点
- 超时处理：设置审批超时后的自动处理方式
第5步：保存生效
配置完成后点击"保存"，审批流程即时生效。
三、使用文档定稿审批功能
第1步：打开文档
登录WPS 365，打开需要定稿的文档（支持文字、表格、演示、PDF组件）。
第2步：发起定稿
点击顶部工具栏的协作菜单，选择文档定稿。
第3步：邀请确认定稿
点击右侧的邀请确认定稿按钮，添加需要参与确认的团队成员。被邀请的成员将收到通知，可以对文档进行确认或提出修改意见。
第4步：发起审批
在定稿面板中点击右下角的发起审批按钮，添加审批人，点击提交。审批人收到审批通知后，可以在线查看文档内容并做出审批决定。
第5步：查看审批状态
发起审批后，可以在文档的协作记录中查看审批进度，了解各审批人的处理状态。
四、高级配置技巧
技巧1：配置白名单成员
对于需要频繁对外分享的业务部门（如市场部、商务部），可以将特定成员加入白名单。操作路径：管理后台 > 安全管控 > 文档安全 > 对外分享白名单。
白名单成员不受分享范围限制，可以直接将文档分享到企业外部。
技巧2：设置关联组织例外
如果企业有集团跨组织协作需求，可以在"例外规则"中配置"仍允许分享给关联组织"，实现集团内部协作顺畅、外部严格管控。
技巧3：审批与操作日志联动
开启操作日志功能后，所有审批行为都会被记录，包括谁发起了审批、谁审批通过了、审批耗时多久等信息，方便事后审计。
五、常见配置问题排查
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注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
