升级背景：企业对文档安全的需求在变化
随着企业数字化转型的深入，文档分享已经成为日常办公的基础操作。但与此同时，文档分享带来的安全风险也在持续增加。WPS 365 团队在持续收集客户反馈后发现，企业管理员最迫切的需求之一就是：全面掌握文档分享后的访问情况。
基于这一需求，WPS 365 对安全管控模块进行了重点升级，其中分享记录查询能力得到了全面增强。
本次升级的核心亮点
亮点一：更完整的记录覆盖
升级后的分享记录查询功能，覆盖了所有类型的文档分享行为：
- 链接分享：通过生成分享链接的方式分享文档
- 内部邀请：通过添加协作者的方式邀请成员
- 邮件分享：通过邮件发送文档
- 扫码分享：通过二维码分享文档
无论员工通过哪种方式分享文档，系统都会自动记录，确保无死角覆盖。
亮点二：更丰富的记录维度
每条分享记录现在包含更丰富的信息维度：
亮点三：更便捷的检索体验
操作日志页面进行了交互重构，新增了以下检索能力：
- 智能搜索：支持模糊搜索文档名称、操作者姓名
- 组合筛选：时间范围、操作类型、操作者、文档名称可组合筛选
- 快捷筛选：预设”最近 24 小时””最近 7 天””异常访问”等快捷筛选条件
- 结果排序：支持按时间、操作者、文档名称排序
亮点四：与审批流程的联动
这是本次升级的最大亮点。分享记录查询不再是一个独立的功能，而是与审批流程深度联动：
- 当管理员设置”对外分享需审批”策略后，所有对外分享行为在操作日志中标记为”待审批””已通过””已拒绝”
- 管理员可以直接在操作日志中查看审批状态和处理结果
- 对于已通过的分享，系统持续监控访问情况，发现异常时自动通知管理员
升级带来的实际收益
对安全管理员
- 工作效率提升：从原来需要逐条核对，到现在一键筛选和导出
- 风险发现更及时：异常访问行为可实时发现
- 审计报告更完整：数据维度丰富，满足各类合规要求
对普通员工
- 不影响正常办公流程，分享操作无感知
- 个人文档的访问记录仍然可查
- 高风险分享行为被拦截时，系统会给出明确提示
对企业管理层
- 获得完整的文档安全审计能力
- 满足等保、ISO 27001 等合规认证要求
- 降低数据泄露风险，保护企业核心资产
如何启用升级后的分享记录查询
本次升级为自动生效，企业管理员无需额外配置。登录管理后台后，在安全管控 > 操作日志中即可使用升级后的功能。
如果企业需要对分享记录查询进行更细粒度的配置（如日志存储时长、导出权限等），可以在安全管控 > 安全策略中进行设置。
结语
WPS 365 安全管控的本次升级，标志着企业文档安全管理从”记录”迈向了”智能”。分享记录查询能力的全面增强，让企业管理员能够更高效、更全面地掌握文档分享的安全状况。未来，WPS 365 将持续投入安全能力的建设，为企业提供更完善的文档安全防护体系。
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