为什么企业需要敏感词过滤？
在数字化办公环境中，企业内部沟通渠道日益丰富，即时消息、群组讨论、文件分享成为日常工作常态。然而，沟通便利性的背后也隐藏着不容忽视的风险：不当言论传播、敏感信息泄露、合规风险等问题，都可能给企业带来严重的声誉损害和法律后果。
WPS企业版敏感词过滤功能正是为解决这一痛点而生。它允许企业管理员在WPS协作客户端中设置禁止发送的敏感词，从源头拦截不当内容传播，维护企业内部沟通的文明合规。
敏感词过滤的核心价值
防范法律风险
企业内部聊天中可能出现涉及歧视、诽谤、骚扰等不当言论，一旦外泄可能引发法律纠纷。敏感词过滤能够在消息发出前自动拦截，将风险消灭在萌芽状态。对于金融、医疗等强监管行业，这一功能更是满足合规要求的必备工具。
保护企业声誉
员工在内部沟通中传播的负面言论、不实信息，若被截图外传，将直接损害企业形象。通过敏感词过滤，企业可以建立一道内容安全屏障，防止因个别员工的不当行为影响整个企业的品牌形象。
维护健康的沟通氛围
敏感词过滤不仅是”防”，更是”建”。它帮助企业营造积极、健康、专业的内部沟通环境，让员工专注于工作本身。当员工知道不当言论会被拦截时，自然会更加注意自己的表达方式，久而久之形成良好的沟通习惯。
满足合规要求
随着数据安全法、个人信息保护法等法规的深入实施，企业对内部沟通的内容合规性要求越来越高。敏感词过滤帮助企业建立内容安全的合规基线，在监管检查时提供完整的管理记录。
功能概述
WPS企业版敏感词过滤功能主要包含三大模块：
适用场景
敏感词过滤功能适用于各类企业组织，尤其在以下场景中价值最为突出：
- 大型企业：员工规模大、沟通频繁，需要系统化的内容管控。敏感词过滤可以大幅降低人工审核成本，实现自动化内容安全管理。
- 金融行业：严格的内控合规要求，需要防范内幕信息传播、客户隐私泄露等风险。敏感词过滤是金融企业内容安全体系的基础组件。
- 政务机构：对信息发布有严格的审核要求，敏感词过滤帮助政务机构建立规范的内部沟通管理机制。
- 教育机构：维护校园沟通环境的文明健康，防止不当言论在教职工群中传播。
- 医疗机构：保护患者隐私，防范敏感信息外泄，满足医疗数据保护相关法规要求。
配置与管理
权限要求
敏感词过滤功能的配置需要特定的管理员权限。具体来说，需要满足以下条件之一：
- 拥有WPS企业版超级管理员权限
- 拥有”安全管控”-“敏感词设置”菜单权限的管理员账号
配置流程
配置敏感词过滤的流程简单直观，主要分为以下几个步骤：
- 登录WPS企业管理后台（https://work.wps.cn）
- 进入”安全管控” > “敏感词设置” > “管理敏感词”
- 点击”添加” > “添加关键词”，在弹窗中输入需要过滤的敏感词
- 保存配置，等待约5分钟生效
配置规则
在配置敏感词时，需要了解以下规则限制：
- 每个企业最多配置5000个敏感词
- 每个敏感词最多输入20个字符
- 单次最多添加50个敏感词
- 系统自动检测并去重，禁止输入重复的关键词
- 保存时自动与已有关键词对比去重
- 超过5000上限时提示”敏感词已达上限”
命中记录管理
敏感词命中记录是评估内容安全状况的重要数据来源。管理员可以通过以下方式管理命中记录：
记录查询
- 支持按敏感词关键词进行精确检索
- 支持按时间范围筛选，查看特定时间段内的命中记录
- 仅支持查询最近10万条记录，保存期限为一年
记录导出
命中记录支持导出到本地，导出格式为表格文件，方便进行离线分析和存档。
前端拦截效果
当员工在WPS协作客户端发送包含管理员配置的敏感词的消息时，系统会提示”发送失败”，消息不会被发出。这种实时拦截机制确保了不当内容在传播链条的起点就被阻断。
最佳实践
分批次配置
建议不要一次性添加全部敏感词，而是分批次、分类别进行配置。例如，可以先配置法律法规明确禁止的内容，再根据企业实际情况补充行业特定的敏感词。
定期更新
内容安全需求是动态变化的，建议定期审视和更新敏感词列表。可以根据命中记录分析、行业动态、法规变化等因素，及时调整敏感词配置。
建立反馈机制
当员工反馈正常沟通被误拦截时，应及时调整敏感词配置。在安全与效率之间找到平衡，避免过度拦截影响正常工作效率。
结合审计分析
将敏感词命中记录与操作审计日志结合分析，可以更全面地了解企业内部沟通的内容安全状况，发现潜在风险点。
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常见问题
问：配置敏感词后多久生效？
答：配置完成后大约5分钟生效。
问：敏感词过滤支持哪些场景？
答：主要应用于WPS协作客户端的消息发送场景，包括一对一聊天和群组聊天。
问：敏感词最多可以配置多少个？
答：每个企业最多可配置5000个敏感词。
问：命中记录可以保存多久？
答：系统支持查询最近一年的命中记录，最多10万条。
问：员工发送含敏感词的消息会看到什么？
答：系统会提示”发送失败”，消息不会被发出。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
