WPS 365 企业版管理后台提供了强大的文档下载限制功能，帮助企业保护核心文档不被随意下载。本文将一步步教你如何完成配置。
前置条件
在开始设置之前，请确保：
- 你拥有 WPS 365 企业管理后台的超级管理员或安全管理员权限
- 企业已开通 WPS 365 商业高级版或商业旗舰版
- 需要管控的文档已上传到企业云文档空间
第一步：登录管理后台
打开浏览器，访问 WPS 365 企业管理后台（https://admin.wps.cn），使用超级管理员账号登录。
登录后，在左侧导航栏中找到「安全管理」模块，点击进入。
第二步：进入文档下载限制设置
在安全管理页面中，找到「文档安全」分类下的「文档下载限制」选项。这是 WPS 365 文档安全管控的核心入口。
页面会展示当前已配置的所有下载策略列表，包括策略名称、生效范围、状态等信息。
第三步：创建下载限制策略
点击「新建策略」按钮，进入策略配置页面。你需要依次完成以下配置：
3.1 设置策略名称
为策略取一个容易识别的名称，例如「研发部门-禁止下载策略」。建议按部门或文档类型命名，方便后续管理。
3.2 选择管控范围
管控范围决定了哪些成员受到该策略的限制。支持以下维度：
- 按成员：选择特定成员
- 按部门：选择整个部门
- 按用户组：选择已创建的用户组
建议按部门维度设置，管理更高效。
3.3 选择管控文档
选择需要限制下载的文档范围：
- 全部文档：企业云文档中的所有文件
- 指定文件夹：仅对特定文件夹生效
- 指定文件类型：仅对 PDF、Office 文档等特定类型生效
3.4 设置限制方式
WPS 365 提供多种限制方式：
- 禁止下载到本地：最基本的限制，文档不可下载
- 禁止下载+禁止打印：同时限制下载和打印
- 禁止下载+禁止复制内容：防止通过复制粘贴泄露
- 仅在线预览：最严格的模式，只能在线查看，不能编辑
3.5 配置高级设置
点击「高级设置」展开更多选项：
- 允许本地客户端编辑：开启后，成员可在 WPS Office 中编辑，但文件以临时缓存方式打开，关闭后自动清理
- 允许申请下载：开启后，成员可发起下载申请，管理员审批后获得临时下载权限
- 白名单：添加不受策略限制的成员
第四步：配置白名单（可选）
点击「白名单」标签，添加不受下载限制的成员。白名单支持按成员、部门、用户组添加。
适用场景举例：
- 销售总监外出见客户需要离线演示方案
- 数据分析师需要下载大量数据做建模分析
- 高管需要离线审阅重要文件
第五步：配置审批流程（可选）
如果开启了「允许申请下载」，需要配置审批流程：
- 点击「审批流程设置」
- 选择审批人（单人审批或多人会签）
- 设置许可有效期（如24小时、7天）
- 保存配置
第六步：启用策略
完成所有配置后，点击「保存并启用」。策略即刻生效，受限成员在尝试下载文档时会看到「该文件已被管理员限制下载」的提示。
验证策略是否生效
建议用测试账号模拟受限成员的操作，验证以下场景：
- 在浏览器中打开文档，确认「下载」按钮不可用
- 在 WPS Office 客户端中打开文档，确认无法另存到本地
- 尝试通过分享链接下载，确认被拦截
- 如果开启了审批流程，确认申请流程正常运转
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