WPS企业版文档外发管控怎么设置？一步步图文教程

为什么要设置文档外发管控

在日常办公中，员工经常需要将文档分享给外部人员——客户、供应商、合作伙伴。但如果缺乏有效的管控手段，敏感文档就可能被随意转发、下载，甚至泄露给竞争对手。WPS企业版提供了完善的文档外发管控功能，让管理员可以精确控制文档的对外分享行为。

本教程将手把手教你完成WPS企业版文档外发管控的完整配置流程。

前置条件

在开始配置之前，请确认以下条件已满足：

• 拥有WPS 365管理后台的超级管理员或安全管理员权限
• 企业已开通WPS 365商业高级版或商业旗舰版（基础版不支持审批流程等高级功能）
• 企业成员已加入WPS 365组织并正常使用云文档

第一步：登录管理后台

1. 打开浏览器，访问WPS 365管理后台地址（通常为 https://admin.wps.cn 或从 https://365.wps.cn 点击”管理后台”进入）
2. 使用管理员账号登录
3. 登录成功后，进入管理后台首页

第二步：进入安全管控模块

1. 在左侧导航栏中，找到并点击”安全管控”
2. 在安全管控的子菜单中，选择”文档安全”
3. 进入文档安全设置页面

第三步：配置文档对外分享策略

在文档安全页面，找到”文档对外分享”配置区域，按以下步骤操作：

设置全局策略

1. 在”对外分享范围”选项中，选择”禁止分享到企业外”
2. 这是最安全的默认策略，所有对外分享行为将被阻止

配置例外规则（可选）

如果业务需要允许部分对外分享，可以配置例外规则：

关联组织例外：

1. 勾选”允许分享给关联组织”
2. 点击”添加关联组织”，输入合作企业的组织ID
3. 设置关联有效期

外部联系人例外：

1. 勾选”允许分享给外部联系人”
2. 在”通讯录”模块中，提前导入外部联系人信息
3. 外部联系人需要先接受邀请加入协作

申请审批例外：

1. 勾选”允许通过审批后分享到企业外”
2. 点击”配置审批流程”
3. 设置审批规则

配置审批流程

1. 在审批流程配置页面，点击”新建审批规则”
2. 设置规则名称，如”文档外发审批”
3. 选择适用范围：可以指定全部文档或特定文件夹
4. 选择适用成员：可以指定全部成员或特定部门
5. 设置审批人：支持多级审批，例如：

• 第一级：部门主管
• 第二级：安全管理员

1. 配置白名单：将需要频繁外发文档的岗位（如商务、采购）加入白名单，免审批
2. 点击”保存”完成配置

第四步：配置文档操作权限

除了控制”能否分享”，还可以控制分享后的操作行为：

1. 在文档安全页面，找到”文档操作权限”配置区域
2. 根据需要开启以下选项：

• 禁止下载：外部人员无法下载文档到本地
• 禁止复制：外部人员无法复制文档内容
• 禁止打印：外部人员无法打印文档
• 文档水印：自动添加水印，包含访问者姓名、时间等信息

1. 点击”保存”使配置生效

第五步：设置分享链接安全策略

1. 在文档安全页面，找到”分享链接安全”配置区域
2. 设置链接有效期：建议选择”7天”或”30天”
3. 设置访问次数限制：可选”不限”或”限制次数”
4. 设置密码保护：建议开启，要求访问者输入密码才能查看文档
5. 点击”保存”

第六步：验证配置效果

配置完成后，建议进行验证：

1. 使用普通员工账号登录WPS 365
2. 打开一个文档，尝试点击”分享”按钮
3. 验证对外分享是否被限制
4. 如果开启了审批例外，验证提交审批申请后是否能正常流转
5. 使用外部账号打开分享链接，验证操作权限限制是否生效

常见配置问题

问题1：配置后员工反映无法正常协作

检查是否将内部协作的团队成员也纳入了限制范围。WPS企业版的对外分享管控只影响”企业外部”的分享行为，企业内部成员之间的协作不受影响。

问题2：审批流程提交后没有响应

检查审批人是否正确配置，以及审批人是否在WPS 365中收到了审批通知。建议在配置完成后先进行一次自测。

问题3：历史分享链接是否受新策略影响

新策略只影响配置后新创建的分享链接。对于历史已创建的分享链接，建议在管理后台的”分享记录”中统一审计，对不再需要的链接进行撤销。

最佳实践建议

1. 分阶段部署：先在测试环境验证策略效果，再应用到正式环境
2. 定期审计：每月检查一次分享记录和审批日志
3. 培训员工：向员工说明文档外发管控的必要性和操作流程
4. 持续优化：根据业务变化及时调整例外规则和白名单

注：

扫码添加企业顾问

一对一解答您的需求