企业文档外发管控是数据安全的重要环节。本文将一步步演示如何在WPS企业版管理后台设置外链开关，包括开启禁止外发、配置例外规则、设置审批流程和添加白名单，看完就能上手操作。
什么是WPS企业版外链开关？
WPS企业版外链开关是管理后台中控制企业文档对外分享的总闸门。它位于”安全管控 > 文档安全 > 企业文档对外分享设置”路径下，管理员可以通过它决定企业成员能否将文档分享到企业外部。
这个功能由超级管理员或拥有”文档安全”菜单权限的管理员操作，设置后对企业所有文档生效。
第一步：进入外链开关设置页面
首先，登录WPS企业版管理后台（https://work.wps.cn/），按以下路径进入设置页面：
安全管控 > 文档安全 > 企业文档对外分享设置
在页面上可以看到当前的对外分享状态，点击”修改”按钮进入设置模式。
第二步：选择对外分享模式
点击”修改”后，系统会弹出对外分享范围设置窗口，提供两个核心选项：
选项一：允许分享到企业外
选择此选项后，企业成员可以正常生成外链分享文档给企业外部人员。适用于需要频繁对外协作的部门或企业。
选项二：禁止分享到企业外
选择此选项后，企业成员无法将文档分享到企业外部。适用于安全要求较高的场景。
选择”禁止分享到企业外”后，还可以进一步配置例外规则。
第三步：配置例外规则（可选）
如果选择了”禁止分享到企业外”，系统会提供三种例外规则：
规则一：仍允许分享给关联组织
如果企业有上下游合作伙伴，可以将其设为关联组织，允许向这些组织分享文档。
操作步骤：
- 勾选”仍允许分享给关联组织”
- 点击右侧的”设置”按钮
- 在弹出的窗口中添加允许分享的关联组织及成员
- 保存设置
规则二：仍允许分享给外部联系人
允许向已添加的外部联系人分享文档。外部联系人需要在”通讯录 > 外部联系人”中预先添加。
规则三：仍允许申请分享到企业外
成员需要外发文档时，可以通过审批流程提交申请，审批通过后方可外发。
第四步：设置审批流程（如启用申请外发）
如果开启了”仍允许申请分享到企业外”，需要设置审批流程：
基础设置
点击”设置审批流程 > 基础设置”，配置：
- 文档范围：哪些文档允许申请外发
- 成员范围：哪些成员可以申请外发
流程设置
点击”流程设置”，自定义审批节点和审批人。可以设置多级审批，确保重要文档的外发经过充分审核。
第五步：添加白名单（可选）
即使设置了”禁止分享到企业外”，管理员也可以通过白名单为特定成员放行。
操作步骤：
- 在对外分享设置页面找到”白名单”区域
- 点击”添加”按钮
- 按成员、部门、用户组或企业团队选择特定用户
- 保存设置
白名单成员不受禁止外发策略限制，可以正常生成外链分享文档。
第六步：开启禁止文件转移企业外（可选补充）
除了外链分享管控，建议同时开启”禁止企业文件转移到企业外”功能，防止成员通过复制、移动、另存等方式将企业文档转移到非企业目录。
路径：安全管控 > 文档安全 > 禁止企业文件转移到企业外
开启后，当成员尝试将文件复制/移动到非企业目录时，操作会被拦截。
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常见问题（FAQ）
问：外链开关设置后多久生效？
答：设置保存后立即生效，无需重启服务或重新登录。
问：设置了禁止外发后，已有的外链会怎样？
答：所有已生成的外链将立即失效，外部人员无法再通过原链接访问。
问：白名单成员可以不受限制地外发吗？
答：是的，白名单成员可以正常生成外链，不受禁止外发策略限制。
问：系统如何判定”企业内”和”企业外”？
答：系统基于目标路径进行管控。当成员复制/移动/另存文件的目的地为非企业目录时，文件会被拦截。
问：安全文档可以申请外发吗？
答：外发申请不支持安全文档和文件夹。
注：部分内容由AI辅助生成
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