WPS企业版外链开关是管理后台中控制文档对外分享的核心功能。很多管理员在初次使用时会有各种疑问，本文整理了8个最常见的问题，帮你快速上手。
1. 外链开关在哪里设置？
答： 登录WPS企业版管理后台（https://work.wps.cn/），按以下路径进入：
安全管控 > 文档安全 > 企业文档对外分享设置
进入页面后点击”修改”按钮，即可看到对外分享范围设置选项。整个过程可视化操作，不需要写代码或配置命令行。
2. 外链开关有哪些模式？
答： 主要有两种核心模式：
选择”禁止分享到企业外”后，还可以进一步配置三种例外规则：允许分享给关联组织、允许分享给外部联系人、允许申请分享到企业外。
3. 设置了禁止外发，已有的外链还能用吗？
答： 不能。一旦管理员在后台开启”禁止分享到企业外”，所有已生成的外链将立即失效。外部人员通过原有链接访问时，会提示”该文档已无法访问”或”您没有权限查看此文档”。
所以建议在切换策略前，先通知相关成员备份或提前完成需要外发的工作。
4. 白名单有什么用？怎么设置？
答： 白名单是禁止外发策略的”例外通道”。即使全局设置了禁止外发，白名单中的成员仍然可以正常生成外链分享文档。
设置方法：
- 在”企业文档对外分享设置”页面找到白名单区域
- 点击”添加”按钮
- 按成员、部门、用户组或企业团队选择特定用户
- 保存设置
白名单适合给合规部门、市场部门等需要对外协作的团队使用。
5. 外发审批流程怎么配置？
答： 如果开启了”仍允许申请分享到企业外”，需要配置审批流程，分两步：
第一步：基础设置
- 设置哪些文档范围允许申请外发
- 设置哪些成员可以申请外发
第二步：流程设置
- 自定义审批节点
- 设置审批人
- 支持多级审批
审批流程配置完成后，成员提交外发申请时，审批人会收到通知，在线审批后即可外发。
6. 外链开关和禁止文件转移企业外有什么区别？
答： 两者是互补关系：
建议两个功能同时开启，形成双重防护。外链开关防止通过链接泄露，禁止转移防止通过文件操作泄露。
7. 谁有权限设置外链开关？
答： 只有以下角色可以操作：
- 超级管理员
- 拥有”文档安全”菜单权限的管理员
普通企业成员无法看到或修改外链开关设置。如果你不是管理员，需要联系企业的超级管理员进行配置。
8. 外链开关支持移动端管理吗？
答： 支持。WPS企业版管理后台适配移动端浏览器，管理员可以通过手机登录管理后台进行设置。不过由于移动端屏幕较小，建议首次配置在电脑端完成，后续的开关切换和审批操作可以在手机上处理。
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常见问题（FAQ）
问：外链开关设置后多久生效？
答：立即生效，无需重启或重新登录。
问：安全文档可以申请外发吗？
答：外发申请不支持安全文档和文件夹。
问：外链开关支持按部门设置不同策略吗？
答：当前版本为全局设置，对所有成员生效。但可以通过白名单为特定成员放行。
问：如何查看外链分享记录？
答：在管理后台的”安全管控 > 操作日志”中可以查看所有文档分享记录。
注：部分内容由AI辅助生成
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
