WPS企业版外链开关最近迎来了一次重要升级。从最初的”允许/禁止”二选一，到现在支持白名单、关联组织、审批流程等多维管控，外链开关已经从一个简单的功能开关演变为一套完整的企业文档外发管控体系。
升级背景：企业文档安全需求的变化
过去，企业对文档外发的需求比较简单——要么允许分享，要么禁止分享。但随着企业数字化转型的深入，文档外发场景变得越来越复杂：
- 市场部门需要对外分享产品资料
- 研发部门需要与供应商共享技术文档
- 法务部门需要向客户发送合同文件
- 财务部门需要向审计机构提供报表
这些场景对文档外发的安全要求各不相同，”一刀切”的管控方式已经无法满足企业的实际需求。
升级一：从二选一到多模式选择
旧版：单一开关
旧版的外链开关只有两个选项：
- 允许分享到企业外
- 禁止分享到企业外
新版：多模式管控
新版在”禁止分享到企业外”的基础上，增加了三种例外规则：
- 仍允许分享给关联组织：适用于与上下游合作伙伴的协作场景
- 仍允许分享给外部联系人：适用于与特定外部人员的协作场景
- 仍允许申请分享到企业外：适用于需要审批管控的外发场景
这三种例外规则可以组合使用，形成灵活多变的管控策略。
升级二：新增白名单机制
白名单是本次升级的一大亮点。即使全局设置了”禁止分享到企业外”，管理员也可以通过白名单为特定成员放行。
白名单支持按以下维度添加：
- 单个成员
- 整个部门
- 用户组
- 企业团队
这意味着企业可以实现”全局禁止、个别放行”的精准管控。
升级三：内置审批流程
新版外链开关内置了审批流程引擎，当成员需要外发文档时，可以提交申请，审批通过后方可外发。
审批流程支持：
- 自定义审批节点：支持单级或多级审批
- 灵活配置范围：可设置哪些文档、哪些成员可以申请外发
- 在线审批：审批人收到通知后在线处理
升级四：新增禁止文件转移企业外
除了外链分享管控，新版还新增了”禁止企业文件转移到企业外”功能。
这个功能与外链开关形成互补：
- 外链开关：防止通过链接分享泄露文档
- 禁止转移：防止通过复制、移动、另存泄露文档
升级五：更完善的关联组织管控
新版对关联组织管控进行了优化，支持更精细的设置：
- 指定关联组织：管理员可以手动选择允许分享的关联组织
- 指定成员范围：可以设置仅特定成员可向关联组织分享
- 灵活调整：关联组织列表可随时增删
升级对比一览
升级带来的实际价值
对管理员：更灵活的策略配置
管理员不再需要在”安全”和”效率”之间做二选一。通过组合使用多种管控手段，可以实现”该放的放、该管的管”。
对员工：更顺畅的协作体验
员工在需要外发文档时，不再被”一刀切”的策略卡住。合规的外发需求可以通过白名单或审批流程正常完成。
对企业：更完善的安全防护
外链开关+禁止文件转移+审批流程+操作日志，形成了完整的文档安全防护闭环。
扫码添加企业顾问
一对一解答您的需求
常见问题（FAQ）
问：升级后旧版的设置会保留吗？
答：会。升级后原有的设置会自动迁移到新版，无需重新配置。
问：新版外链开关需要额外付费吗？
答：外链开关是WPS企业版的内置功能，包含在现有套餐中，无需额外付费。
问：审批流程支持移动端审批吗？
答：支持。审批人可以通过WPS协作移动端接收审批通知并在线处理。
问：白名单最多可以添加多少人？
答：白名单没有明确的人数上限，建议根据实际需要合理设置。
问：升级后原有的外链会受影响吗？
答：如果策略从”允许”切换为”禁止”，已有外链会立即失效。如果保持”允许”不变，则不受影响。
注：部分内容由AI辅助生成
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
