前置准备
在开始操作之前，请确保你满足以下条件：
- 拥有WPS 365账号（个人版或企业版均可）
- 文档已保存至WPS云文档
- 你是文档的所有者或拥有管理权限
- 企业版用户需要管理员权限才能进行批量权限管理
场景一：外部分享链接过期后重新设置
步骤1：打开目标文档
登录WPS 365，进入云文档，找到需要重新分享的文档，双击打开。
步骤2：进入分享设置
点击文档右上角的”分享”按钮，进入分享设置界面。
步骤3：生成新链接
在分享弹窗中，点击”生成链接”按钮。系统会生成一个新的分享链接。
步骤4：设置有效期
在链接设置区域，找到”有效期”选项：
- 选择预设有效期：7天、30天、90天
- 自定义有效期：点击”自定义”，选择具体的到期日期和时间
- 永久有效：如文档不涉及敏感信息，可选择”永久有效”
步骤5：设置访问权限
根据文档性质设置访问权限：
- 仅查看：适用于需要知悉但不需要修改的文档
- 可评论：适用于需要收集反馈的文档
- 可编辑：适用于需要多人协作的文档
步骤6：完成分享
点击”创建并分享”，系统生成新的分享链接。将新链接发送给需要访问的人员。
场景二：指定人员权限过期后续期
步骤1：进入文档权限管理
打开文档后，点击”分享”按钮，选择”指定人员”选项卡。
步骤2：查看当前授权列表
在授权列表中，可以看到所有已被授权访问该文档的人员及其权限状态，包括已过期和即将过期的授权。
步骤3：续期或重新授权
找到需要续期的人员：
- 点击该人员右侧的”编辑”按钮
- 重新设置权限级别（仅查看/可评论/可编辑）
- 设置新的有效期
- 点击”保存”确认
步骤4：添加新授权人员
如需添加新的授权人员：
- 点击”添加成员”按钮
- 输入成员的姓名、邮箱或手机号
- 设置权限级别和有效期
- 点击”确认”发送邀请
场景三：管理员批量管理权限
步骤1：登录管理后台
企业管理员登录WPS 365管理后台（admin.wps.cn）。
步骤2：进入文档管理模块
在左侧导航栏中，选择”文档管理” > “分享管理”。
步骤3：查看分享列表
系统会列出所有已分享的文档及其分享状态，包括：
- 文档名称
- 分享方式（链接/指定人员）
- 有效期
- 当前状态（有效/即将过期/已过期）
步骤4：批量续期
勾选需要续期的文档：
- 点击”批量续期”按钮
- 设置新的有效期
- 确认后系统自动更新所有选中文档的分享有效期
步骤5：设置默认有效期策略
在”安全策略” > “分享设置”中，可以设置企业级的默认分享有效期：
- 外部分享默认有效期：7天/30天/90天
- 内部协作默认有效期：30天/90天/永久
- 超过有效期后的默认操作：自动撤销/提醒续期
场景四：通过API自动管理权限
对于有开发能力的企业，WPS 365提供了开放API接口，可以实现权限的自动化管理：
批量续期API
`python
示例代码：通过API批量续期文档权限
import requests
api_url = “https://open.wps.cn/api/v1/doc/permission/renew”
headers = {
“Authorization”: “Bearer YOUR_ACCESS_TOKEN”,
“Content-Type”: “application/json”
}
payload = {
“doc_ids”: [“doc_id_1”, “doc_id_2”],
“expire_days”: 30
}
response = requests.post(api_url, json=payload, headers=headers)
print(response.json())
`
权限到期提醒
通过API监听权限到期事件，自动发送提醒通知：
`python
示例代码：权限到期提醒
def check_expiring_permissions():
查询即将到期的权限
expiring_list = api.get_expiring_permissions(days=7)
for item in expiring_list:
发送提醒通知
send_notification(
user=item[“owner”],
message=f”您的文档《{item[‘doc_name’]}》分享权限将在7天后过期”
)
`
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常见问题解答
Q1：文档权限过期后，文档内容会丢失吗？
不会。文档权限过期仅影响访问权限，文档内容完好保存在云端。所有者和管理员随时可以续期或重新分享。
