文档协作过程中，最怕的就是”改来改去改乱了”。WPS 365 提供了完善的文档修订追踪功能，让每一次修改都有据可查。本文从零开始，手把手教你如何使用 WPS 文档修订追踪。
一、什么是文档修订追踪
文档修订追踪是 WPS 365 云文档的核心协作功能，它自动记录文档的每一次修改行为，包括修改时间、修改人和修改内容。无论是通过云文档在线编辑，还是使用 WPS Office 桌面客户端，所有的修改都会被完整记录。
二、查看协作记录（云文档）
步骤 1：打开云文档
登录 WPS 365，进入云文档，打开需要查看协作记录的文档。
步骤 2：点击协作记录按钮
在文档右上角的工具栏中，找到并点击”协作记录”按钮（图标为时钟形状）。
步骤 3：浏览协作记录
协作记录面板以时间线形式展示所有操作记录，包括：
- 编辑记录：谁在什么时间修改了文档
- 评论记录：谁在什么时间添加了评论
- 分享记录：谁在什么时间将文档分享给了谁
- 版本记录：文档的版本变更历史
每条记录都包含操作人的头像、姓名、操作时间和操作内容摘要。
步骤 4：按类型筛选
协作记录面板支持按操作类型筛选，点击筛选按钮，可以选择只查看”编辑记录”或”评论记录”等，快速定位目标操作。
三、查看历史版本（云文档）
步骤 1：打开版本历史
在云文档中，点击菜单栏的”文件” > “版本历史” > “查看版本历史”。
步骤 2：浏览版本列表
版本列表按时间倒序排列，每个版本显示保存时间、保存人和版本大小。WPS 云文档会自动保存每次修改的版本，无需手动保存。
步骤 3：查看版本内容
点击任意版本，可以在预览窗口中查看该版本的文档内容。预览窗口支持滚动浏览，方便快速了解该版本的全貌。
步骤 4：版本对比
选择两个版本进行对比，系统会自动高亮显示差异内容：
- 绿色背景：新增的内容
- 红色背景：删除的内容
- 黄色标注：格式修改
对比结果支持全屏查看，也可以导出为对比报告。
步骤 5：版本恢复
如果需要恢复到某个历史版本，点击该版本右侧的”恢复”按钮。系统会创建一个新版本保存当前内容，然后将文档恢复到所选版本。
步骤 6：版本命名
对于重要的版本（如”初稿-待评审””终稿-已确认”），可以点击版本名称进行重命名，方便后续快速定位。
四、使用修订模式（桌面客户端）
步骤 1：打开文档
在 WPS Office 桌面客户端中打开需要审阅的文档。
步骤 2：开启修订
点击顶部菜单栏的”审阅”选项卡，然后点击”修订”按钮（或按快捷键 Ctrl+Shift+E）。修订按钮变为高亮状态，表示修订模式已开启。
步骤 3：开始编辑
在修订模式下，对文档的所有修改都会被自动标记：
- 插入的文字：以带下划线的彩色文字显示
- 删除的文字：以带删除线的彩色文字显示
- 格式修改：在文档右侧以标记形式显示
不同审阅者的修改使用不同颜色区分，方便识别。
步骤 4：查看修订标记
在”审阅”选项卡中，点击”显示标记”下拉菜单，可以选择显示哪些类型的修订：
- 显示插入和删除
- 显示格式修改
- 显示批注
- 按审阅者筛选
步骤 5：接受或拒绝修订
逐条审阅修订内容：
- 接受修订：选中修订内容，点击”接受”按钮
- 拒绝修订：选中修订内容，点击”拒绝”按钮
- 接受所有修订：点击”接受”下拉菜单，选择”接受所有修订”
- 拒绝所有修订：点击”拒绝”下拉菜单，选择”拒绝所有修订”
步骤 6：关闭修订模式
审阅完成后，再次点击”修订”按钮即可关闭修订模式。
五、查看协作记录（桌面客户端）
步骤 1：打开文档
在 WPS Office 桌面客户端中打开云文档（需登录 WPS 365 账号）。
步骤 2：查看协作记录
点击文档右上角的”协作”按钮，选择”协作记录”，即可查看文档的完整编辑历史。
步骤 3：查看版本历史
点击”文件” > “信息” > “版本历史”，可以查看和管理文档的历史版本。
六、移动端使用修订追踪
iOS/Android 端
在 WPS Office 移动端应用中：
- 打开云文档
- 点击右上角的”更多”按钮
- 选择”协作记录”查看编辑历史
- 选择”版本历史”查看和管理版本
移动端的版本对比功能支持在手机上查看差异高亮，方便随时审阅。
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七、常见问题解答
Q1：修订记录会保存多久？
WPS 365 云文档的协作记录和版本历史会长期保存，具体保存时长取决于企业的存储配额和版本策略设置。企业管理员可以在管理后台配置版本保留策略。
Q2：修订模式下的修改在云文档中能看到吗？
可以。在桌面客户端开启修订模式进行的修改，保存到云文档后，其他成员在云文档中也能看到修订标记。
Q3：可以恢复被删除的版本吗？
WPS 云文档的版本历史中，每个版本都是独立保存的。即使当前文档被修改，之前的版本仍然存在于版本列表中，可以随时恢复。
Q4：如何查看某个成员的所有修改？
在协作记录面板中，可以通过筛选功能按操作人筛选，查看特定成员的所有操作记录。
Q5：版本对比支持哪些文件类型？
版本对比支持 WPS 文字（.wps/.docx）、WPS 表格（.et/.xlsx）、WPS 演示（.dps/.pptx）等主流文件类型。
八、进阶技巧
技巧 1：结合评论使用
在修订模式下，选中需要讨论的文本，点击”审阅”选项卡中的”新建评论”，添加修改说明。这样审阅者可以了解修改原因，提高协作效率。
技巧 2：使用修订密码保护
在”审阅”选项卡中，点击”修订&
#8221;下拉菜单，选择”修订选项”，可以设置修订密码。设置后，其他人必须输入密码才能关闭修订模式，确保所有修改都被记录。技巧 3：打印带修订标记的文档
在打印设置中，选择”打印标记”选项，可以打印带有修订标记的文档，方便线下审阅。
技巧 4：将修订保存为新文档
在”审阅”选项卡中，点击”比较” > “合并修订”，可以将多个审阅者的修订合并到一个新文档中，方便统一处理。
结语
掌握 WPS 文档修订追踪功能，可以让团队协作更加高效、透明。无论是日常办公中的文档审阅，还是重大项目中的多方协作，修订追踪都是不可或缺的协作利器。建议团队成员共同学习使用，形成统一的协作规范。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
