在日常办公中，文档审阅是团队协作的核心环节。无论是合同审核、方案审批还是论文修改，掌握 WPS 文档审阅功能都能让你的工作事半功倍。本文将从零开始，手把手教你使用 WPS Office 的批注和修订功能。
第一步：认识审阅选项卡
打开 WPS Office 文字处理组件，在顶部菜单栏中找到「审阅」选项卡。这里集中了所有与文档审阅相关的功能按钮，包括：
- 新建批注：在文档中添加评论
- 修订：开启/关闭修改记录模式
- 接受/拒绝：处理修订内容
- 上一条/下一条：逐条导航修订
- 显示标记：控制修订标记的显示方式
- 文档校对：自动检查文档中的错别字和语法问题
第二步：使用批注功能
添加批注
批注功能适合在不修改原文的情况下提出修改建议。操作步骤如下：
- 选中需要评论的文字段落
- 点击「审阅」选项卡中的「新建批注」按钮
- 在文档右侧出现的批注框中输入你的意见
- 按 Enter 键确认
快捷键：Ctrl+Alt+M 快速新建批注
回复批注
当收到他人的批注后，你可以直接在批注框中回复：
- 点击已有的批注气泡
- 在回复框中输入回复内容
- 按 Enter 键发送
这样就在同一个批注下形成了讨论串，所有参与者都能看到完整的讨论过程。
删除批注
文档定稿后，可以删除不再需要的批注：
- 删除单条批注：右键点击批注，选择「删除批注」
- 批量删除：在「审阅」选项卡中点击「删除」下拉菜单，选择「删除文档中的所有批注」
第三步：使用修订模式
开启修订模式
修订模式用于记录对文档内容的实际修改操作：
- 点击「审阅」选项卡
- 点击「修订」按钮（按钮高亮表示已开启）
- 此时对文档的所有修改都会被自动记录
理解修订标记
开启修订后，WPS Office 会以特殊标记显示每一次修改：
接受与拒绝修订
审阅完成后，需要处理所有修订：
逐条处理（推荐用于正式文件）：
- 点击「审阅」选项卡
- 使用「上一条」或「下一条」按钮定位到具体修订
- 点击「接受」保留修改，或点击「拒绝」撤销修改
批量处理（适用于快速定稿）：
- 点击「接受」下拉菜单，选择「接受全部修订」
- 点击「拒绝」下拉菜单，选择「拒绝全部修订」
第四步：多人协作审阅
分享文档进行审阅
通过 WPS 云文档分享功能，可以邀请团队成员一起审阅：
- 将文档保存到 WPS 云文档
- 点击「分享」按钮，设置分享权限
- 建议设置为「可审阅」权限，防止他人直接修改原文
- 发送分享链接给团队成员
查看审阅状态
在多人审阅过程中，可以通过以下方式了解审阅进度：
- 查看批注数量和处理状态
- 查看修订总数和已处理数量
- 使用「审阅窗格」功能概览所有修订
第五步：审阅后的文档处理
生成最终版本
审阅完成后，按以下步骤生成最终版本：
- 逐一或批量接受所有合理的修订
- 拒绝不合理的修订
- 删除所有批注
- 关闭修订模式
- 另存为最终版本
保存审阅记录
如果需要保留审阅痕迹，建议：
- 保存一份带修订记录的版本作为存档
- 另存一份接受所有修订后的干净版本用于正式使用
实用技巧
技巧一：使用审阅窗格
审阅窗格可以集中显示文档中所有的批注和修订，方便快速浏览和处理。在「审阅」选项卡中点击「审阅窗格」即可打开。
技巧二：对比不同版本
WPS Office 支持文档版本对比功能，可以直观地看到两个版本之间的差异。
技巧三：设置审阅权限
在 WPS 365 企业版中，管理员可以设置文档审阅权限，包括：
- 限制特定用户的编辑权限
- 设置文档为只读或仅审阅模式
- 开启文档水印防止泄密
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