文档审阅是 WPS Office 中功能丰富但容易被误用的模块。本文以问答形式，集中解答用户在使用 WPS 文档审阅功能时最常见的问题。
基础概念篇
Q1：批注和修订到底有什么区别？
这是用户最容易混淆的问题。批注和修订虽然都属于文档审阅功能，但用途完全不同：
- 批注：在文档侧边栏添加评论，不修改正文内容。适合提出建议、提问、讨论。
- 修订：记录对正文的实际修改操作（增、删、改），修改痕迹清晰可见。
简单来说，批注是”提意见”，修订是”记录改动”。
Q2：什么时候该用批注，什么时候该用修订？
- 当你不确定某处是否需要修改时 → 使用批注
- 当你确定需要修改并希望对方看到改动时 → 使用修订
- 当你需要提问或讨论时 → 使用批注
- 当你需要直接修改文档内容时 → 使用修订
Q3：批注和修订可以同时使用吗？
可以。在实际工作中，批注和修订经常同时使用。例如，法务人员在修订模式下修改合同条款，同时在批注中说明修改的法律依据。
操作技巧篇
Q4：如何快速添加批注？
选中需要评论的文字，按快捷键 Ctrl+Alt+M 即可快速新建批注。这是最常用的批注快捷键。
Q5：如何快速开启修订模式？
在「审阅」选项卡中点击「修订」按钮即可。按钮高亮表示已开启。没有快捷键，建议将修订按钮添加到快速访问工具栏。
Q6：为什么我开启了修订，但修改内容没有标记？
可能的原因：
- 修订按钮没有真正点亮（高亮状态）
- 文档处于只读模式
- 使用的是 WPS 在线协作模式，需要在云文档中设置
Q7：如何逐条查看修订内容？
在「审阅」选项卡中，使用「上一条」和「下一条」按钮可以逐条导航修订。每点击一次，光标会自动跳转到下一个修订位置。
Q8：如何一次性接受所有修订？
点击「审阅」选项卡中「接受」按钮的下拉箭头，选择「接受全部修订」。同样，「拒绝全部修订」可以一键撤销所有修改。
Q9：批注可以回复和讨论吗？
可以。点击已有的批注气泡，在回复框中输入内容即可。多人可以在同一个批注下回复，形成完整的讨论串。
Q10：如何批量删除所有批注？
在「审阅」选项卡中，点击「删除」按钮的下拉箭头，选择「删除文档中的所有批注」。也可以右键点击批注，选择「删除批注」来删除单条。
显示与视图篇
Q11：开启修订后文档全是红色标记，怎么恢复正常显示？
这是正常现象，修订模式会显示所有修改痕迹。可以通过以下方式调整显示：
- 在「显示标记」中选择「最终状态」：显示接受所有修订后的效果
- 在「显示标记」中选择「原始状态」：显示未修改前的效果
- 处理完修订后，点击「接受全部修订」即可彻底恢复
Q12：打印文档时不想显示修订标记怎么办？
在「显示标记」中选择「最终状态」，然后再进行打印。这样打印出来的文档不会显示修订标记。
Q13：如何只显示某一个人的修订？
在「审阅」选项卡中，点击「显示标记」→「特定人员」，可以选择只显示特定审阅者的修订。
协作与权限篇
Q14：如何查看是谁修改了文档？
修订功能会自动记录修改人名称、修改时间和修改内容。将鼠标悬停在修订标记上，会显示修改人的信息。
Q15：多人同时审阅时，批注和修订会互相干扰吗？
不会。WPS Office 支持多人同时审阅，每个人的批注和修订都会独立记录，互不干扰。审阅者可以通过颜色区分不同人的修改。
Q16：如何防止他人关闭修订模式？
在 WPS 365 企业版中，管理员可以通过管理后台的安全策略设置，强制开启修订模式，普通用户无法自行关闭。
Q17：分享文档审阅时，应该设置什么权限？
建议设置为「可审阅」权限，这样对方只能添加批注和修订，无法直接修改原文。如果需要更严格的控制，可以设置为「仅查看」。
进阶功能篇
Q18：WPS支持文档版本对比吗？
支持。WPS Office 提供了文档版本对比功能，可以直观地对比两个版本的差异，显示新增、删除和修改的内容。
Q19：批注可以导出吗？
可以。WPS Office 支持将批注导出为单独的文档，也可以将批注包含在 PDF 导出中作为注释。
Q20：WPS 365 企业版有哪些额外的审阅功能？
WPS 365 企业版在基础审阅功能之上，还提供了：
- 文档审阅权限精细管控
- 强制修订模式
- 文档操作审计日志
- 审阅流程自动化
- 与企业管理后台集成
故障排除篇
Q21：批注框显示不全怎么办？
尝试调整文档的显示比例，或者在「审阅」选项卡中调整批注的显示方式。
Q22：修订标记打印不出来？
检查打印设置中是否勾选了「打印标记」。在打印预览中确认修订标记是否显示。
Q23：为什么我无法添加批注？
可能的原因：
- 文档处于只读模式
- 文档被保护
- 没有编辑权限
- 使用的是 PDF 或图片格式
Q24：修订模式下的修改可以撤销吗？
可以。在未接受修订之前，可以使用「拒绝修订」来撤销修改。如果已经接受了修订，可以使用撤销功能（Ctrl+Z）回退。
总结
以上是 WPS 文档审阅功能中最常见的 24 个问题。掌握这些问题的答案，基本可以应对日常办公中 90% 以上的文档审阅需求。如果遇到其他问题，建议查阅 WPS 帮助中心或联系官方客服。
注：
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