很多企业每天都要跟客户、供应商打交道，文件传来传去很麻烦，管理起来更是头疼。WPS企业版的外部协作者功能就是为了解决这个问题而设计的，下面一步步教你如何使用。
外部协作者是干嘛的？
简单说，外部协作者就是企业管理员通过后台添加的"非公司员工"。他们不在你的企业组织架构里，但可以和你指定的内部成员进行文档协作。比如你正在跟一个客户对接项目，可以把客户添加为外部联系人，然后让项目组的同事直接跟客户在WPS里共享文档。
这个功能最大的好处是安全可控——外部人员看不到你们公司的其他文件，只能看到你主动分享给他们的内容。
操作前的准备
在开始操作之前，确保你具备以下条件：
- 你是企业的超级管理员，或者拥有"外部联系人"菜单权限的管理员
- 你已经进入了 WPS 企业版管理后台
准备好之后，按照下面的步骤操作即可。
第一步：添加外部联系人
进入管理后台，在左侧菜单栏中依次点击通讯录 > 外部联系人 > 添加。你会看到一个邀请链接生成界面。
点击复制链接，将这个邀请链接通过邮件或即时通讯工具发送给你的外部人员。需要注意的是，这个链接相当于一道"入口"，谁拿到链接都可以申请成为外部联系人，所以要注意保密。
如果你觉得链接可能已经泄露给不该知道的人，可以点击重置链接来生成一个新的邀请链接。重置后原来的链接就失效了。
第二步：外部人员提交申请
外部人员收到链接后，打开链接填写自己的基本信息（姓名等），然后点击确定提交申请。此时他们还没有成为外部联系人，需要等你审批。
第三步：管理员审批
回到管理后台，点击审批管理 > 外部联系人审批，在待审批列表中找到刚才提交申请的外部人员，点击通过即可。通过后，该外部人员就正式成为企业的外部联系人了。
第四步：编辑外部联系人信息
添加完成后，你可能还需要修改外部联系人的信息。
在外部联系人列表中，找到需要修改的联系人，点击操作列的编辑按钮。
在弹出的编辑窗口中，你可以修改以下内容：
- 姓名：更正外部联系人的显示名称
- 协作成员：添加或移除可以与此联系人协作的企业内部成员
- 备注：添加备注信息，方便后续识别和管理
修改完成后点击确定保存。
第五步：批量管理（进阶操作）
如果外部联系人比较多，逐个编辑效率太低。WPS企业版支持批量操作。
在外部联系人列表中，勾选需要操作的多个联系人，然后点击列表上方的编辑按钮。
在批量编辑弹窗中，可以统一修改所选联系人的备注信息和协作成员，非常适合需要统一调整的场景。
常见问题
问：外部人员提交申请后多久需要审批？
答：没有时间限制，外部人员的申请会一直留在待审批列表中，直到管理员处理。但建议及时审批，以免影响协作进度。
问：可以撤销已经通过的审批吗？
答：可以。如果审批通过后发现信息有误，可以直接编辑该外部联系人的信息，或者将其删除后让外部人员重新申请。
问：邀请链接被别人拿到了怎么办？
答：不用担心，即使有人拿到了链接，他们也只是能提交申请，最终是否通过还是由管理员决定的。如果觉得不安全，可以随时重置链接。
注：部分内容由AI辅助生成
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
