最近更新了什么
WPS文档权限管理最近有一波功能更新，主要集中在三个方向：对外分享管控更细了、管理员权限更灵活了、审批流程更顺了。
如果你在用WPS 365管理后台，可能已经注意到安全管控的菜单里多了几个新选项。
更新一：对外分享范围支持更细的管控模式
之前"禁止分享到企业外"是一个开关——要么全禁，要么全开。
现在在这个基础上增加了三层细化选项：
- 关联组织例外：禁止分享到企业外，但允许分享给关联组织。适合有稳定的合作伙伴、外包公司的企业。
- 外部联系人例外：允许分享给已添加到外部联系人列表中的个人成员。适合与自由设计师、独立咨询师等个人合作者协作。
- 申请审批例外：普通员工如果确实需要外发文档，可以提交申请走审批流程。管理员在后台配置审批规则和审批人。
这三层例外可以叠加使用，既保证了整体安全，又不影响正常的业务协作。
更新二：管理员角色支持更灵活的权限划分
对于大中型企业来说，文档安全管理的职责通常需要下放到部门层面。这次更新让管理员角色的配置更加灵活。
主要变化包括：
- 角色权限范围更细：可以精确控制某个管理员能操作哪些功能模块
- 可管理成员范围可配置：比如部门管理员只能管理本部门的成员，不能跨部门操作
- 支持批量添加管理员：对于需要设置大量部门管理员的场景，操作效率大幅提升
更新三：文档外发审批流程更完善
开启了"申请分享到企业外"后，审批流程的设置比之前更灵活：
- 基础设置：可以指定哪些文档范围、哪些成员可以提交外发申请
- 审批流程：支持自定义审批节点，可以设置多级审批（比如先部门主管审批，再安全管理员审批）
- 白名单：对于固定需要对外协作的岗位（比如商务对接人员），可以加入白名单免审批
版本对比：哪个版本适合你
升级后需要注意的事
如果你之前已经在用WPS文档权限管理，升级到新版本后需要注意：
- 原有的权限设置不会受影响，升级是增量式的
- 新增的管控选项默认是关闭的，需要管理员手动开启
- 建议先在测试环境配置好规则，再应用到正式环境
问：升级后旧版的数据和设置会丢吗？
答：不会。升级是增量式的，原有的团队设置、成员列表和文档权限保持不变。新增的功能默认处于关闭状态，需要管理员手动启用。
问：新版本的功能需要额外付费吗？
答：这取决于你当前的版本。基础文档权限功能不额外收费，新增的企业级管控功能需要商业高级版或旗舰版才能使用。具体的版本差异可以参考上面的对比表格。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
