公司的重要文档被员工随意下载带走，是很多管理者的心头病。这篇教程会一步步告诉你，怎么在 WPS 365 管理后台配置文档限制下载策略，包括禁止下载、高级设置和白名单。
第一步：进入禁止下载设置页面
登录 WPS 365 管理后台，在左侧导航栏依次点击 安全管控 > 文档安全，在管理文件模块中可以看到禁止下载文件设置项。下面进入具体配置。
第二步：添加下载策略
进入禁止下载文件页面后，点击 下载策略 标签，然后点击 添加策略 按钮。
在添加策略页面中，填写以下几项配置：
- 策略名称：给你的策略起个名字，方便识别
- 文档范围：选择哪些文档受到限制（全部文档、指定文件夹或指定文档）
- 文件类型：勾选需要限制下载的文件类型（Office文档、图片、PDF、应用程序等）
- 管控成员：选择哪些成员被限制下载（全部成员、指定部门或指定成员）
- 白名单：选择不受该策略影响的成员
第三步：开启禁止下载开关
策略创建完成后，返回禁止下载文件页面，找到禁止下载文件设置项，将右侧开关打开即可生效。开启后，云文档、聊天、邮箱和轻审批等应用中的文件将无法下载到本地。
第四步：高级设置（推荐配置）
开启基础禁止下载后，建议再配置一下高级设置，让管控更人性化。点击 高级设置，你会看到三个可选项：
允许受管控成员使用本地客户端进行高级编辑
开启后，受管控成员仍然可以用 WPS Office 编辑文档，但文件实体不会存在电脑本地。适合需要经常编辑文档的普通员工。
允许受管控成员使用本地客户端进行打印
开启后，受管控成员可以打印文档，文件实体同样不落地。
允许受管控成员申请下载文件到本地
当成员确实需要下载文件（比如出差需要离线查看），可以开启此选项并设置审批流程。
第五步：配置下载申请审批流程
如果开启了申请下载，需要设置审批流程。点击高级设置中的 设置审批流程 链接：
基础设置
进入设置审批流程页面后，首先看到基础设置。在这里设置允许申请下载的文档范围、成员范围、许可有效期等参数。
基础设置配置项包括：文档范围（全部文档或团队文档）、成员范围（全部成员或指定成员）、许可有效期（7天/30天/永久）、文档变更时是否取消许可。
流程设置
切换到 流程设置 标签，自定义审批节点。可以设置审批人、审批层级，支持条件分支。例如：来自我的云文档的申请走一个审批流，其他文档走默认审批流。
常见问题
问：同一个用户命中多个策略，以哪个为准？
答：禁止优先原则。只要有一条策略禁止了该用户下载，就禁止下载。
问：开启了本地编辑，文件真的不会存在本地吗？
答：是的。WPS Office 会以临时方式打开文件，关闭文档后临时文件自动清理，不会在电脑上留下文件实体。
问：白名单可以按部门添加吗？
答：可以。白名单支持按成员、部门、用户组、企业团队等多个维度添加。
问：默认禁止了应用程序类文件的下载，能改吗？
答：WPS 365 预置了一条默认禁止下载 exe 等应用程序文件的策略，防止病毒传播。企业可以根据需要在策略中去掉应用程序类型的勾选。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
