客户简介

西安交通大学简称「西安交大」是中华人民共和国教育部直属的综合性研究型全国重点大学，国家「双一流」建设高校，首批进入国家「211工程」和「985工程」，是环太平洋大学联盟、九校联盟（C9） 、丝绸之路大学联盟成员高校。 1896年盛宣怀在上海创建南洋公学；1921年定名为交通大学；1956年交通大学主体内迁西安；1957年分设为交通大学西安、上海两个部分，实行统一领导；1959年，交通大学西安部分定名为西安交通大学。

使用WPS 365之前，客户曾面临的问题

（1）学生会和各组织历年海量的活动资料无归档，历届组织间无参考、无传承，换届后同类型资料时常会遗失，无法参考或复用，给工作沉淀与优化改进带来困难。 （2）学生会和各大社团面临着庞大的信息收发、沟通协作工作，需要部门内共享/协作的文档很多，牵扯到的主体较多，资料流转时间长、下载工作繁重，通过群发的方式导致信息不便于整理且容易过期，信息安全也难以保障，因此需要建立一个安全、高效的分享协作机制。 （3）社团需要线下对多家预约单位开展课程的宣讲和展示，工作量巨大，对于报名的用户进行登记整理耗时长，工作人员基于预约的情况进行课程的排期很麻烦，亟待提升课程宣传、学员报名的线上化及课程排期的科学化。 （4）迎新期间信息的收集和发放过度依赖于学校的固定平台，信息更新慢，新生获取信息受限，急需帮助新生拓宽线上信息获取渠道、快速了解信息并帮助他们解决生活和学习问题。

WPS 365解决方案

（1）历史资料的沉淀：解决了历届工作文档多、杂、乱、不好归档/流传的问题，WPS 365「团队」功能便于成员之间进行信息共享与资料沉淀，解决了文档的归档问题和信息安全问题。

• 使用WPS 365之前

历届学生会涉及的庞大的信息收发、资料沉淀工作耗时很久，需要部门内共享/协作的文档很多，发到群聊容易过期，且杂乱不便整理，信息安全也难保障。

• 使用WPS 365之后

「团队」变成了所有工作文档的集合地，在这里，新建/导入即可一次性完成文件整理归档与协作共享，也可以一键导入以往的本地文件，使用门槛低，迁移不繁琐。文档的管理、共享与协作功能均可满足。

（2）学生会活动组织管理：结合WPS 365「轻文档」、「表单」、「轻维表」等组件功能，高效解决活动中的信息统计、进程管理及资料文件的协作分享等所有需求。

• 使用WPS 365之前

学生会各部门每年都需举办许多活动，一个活动从前期准备、报名、执行到后期总结涉及很多材料、物料和需要确认的事项，项目进度的同步和信息的收集、整理、分享等耗费大量人力物力并且容易产生错误和偏差。

• 使用WPS 365之后

「表单」可实现活动的在线报名/投票，并可一键将信息汇总到数据表，同时自动保存至指定团队文件夹；轻维表使项目管理按照项目时间线、负责人、活动进度进行划分，一目了然；轻文档支持跨部门物料制作协作沟通，部门间人员的信息共享和协同编辑；提高了整个过程信息收集、协作沟通、项目管理和成果展示的效率。 项目进程管理 项目物料设计 活动报名 表单收集，一键汇总数据表

（3）社团课程组织管理：用「表单」实现线上化课程报名和预约统计，用「轻维表」画册视图简化课程的宣讲和排期流程，最终节约人力成本

• 使用WPS 365之前

社团负责人在前期没有一个固定界面或模版可以展示宣讲主题，每次都需要给想要预约宣讲的单位进行介绍；总是需要部门同学将宣讲预约复制到课程排期表中进行排期

• 使用WPS 365之后

以课单表、预约表、展示表三个表囊括课程展示、课程预约、课程排期、后期效果展示所有流程。表格视图一目了然、画册视图形象美观，预约人可直接查看所有课程的详细信息；表单视图预约表可对外分享，预约信息可直接自动同步到表格视图，无需人工整理，即可直接在表中进行排期，实现预约状态清晰明确；画册视图的展示表：保存宣讲风采，展示精彩瞬间，一表轻松完成过往宣讲情况的沉淀与展示。 课程描述及进度展示 课程表 课程预约入口 课程预约表

（4）社团实践活动管理：实践队伍依托在「团队」内进行材料整理、上传及更新，为各单位的资料审阅与共享节省了工作量，并可用WPS 365「团队」功能实现实践队伍资料收集、评优与线上成果展示。

• 使用WPS 365之前

社会实践过程存在繁重的文件收发、留存管理问题，主要集中在：实践中进度了解、实践人员信息汇总、实践结束后材料收集、审核评优几个阶段。每次实践，各挂靠单位（10余个书院、学院等）的工作人员平均要跟进统计50—60个队伍的情况，实践结束后通常以邮件发送压缩包形式进行审核，工作周期长，且资料繁多，在原来【压缩－下载全部资料－解压－审核】的工作流中，工作量大，且不便于查阅审核。

• 使用WPS 365之后

用WPS 365「团队」功能

• • 材料模板置顶共享，一目了然，成员都可快速上手。
  • 云端保存团队资料，便于实践队员进行协作，上交材料无需打包、发邮件。
  • 各单位审核简单快捷：收集格式统一、分析快速，减少了查阅邮件和下载的工作量。
  • 活动宣传、成果展示、线上投票相结合，线上展览轻松完成。

打卡内容汇总 评选资料共享

（5）新生迎接及便利服务：创新的线上活动组织方式和多样化的内容模板，实现了活动及沟通的线上化转移

利用轻文档进行线上活动的召集、发起、管理和协作，完善线上活动渠道、创新活动形式，方便多样化进行各类校内外信息的收集。

• 使用WPS 365之前

学生会每年都会在迎新期间发放迎新手册，2022年WPS 365与西交学生会合作在开学季依托在线文档创建线上迎新手册，拓宽信息获取渠道，让同学们线上快速灵活查看校园攻略。

• 使用WPS 365之后

• • 完善线上活动渠道、创新活动形式。
  • 便于协作、编辑、互动，适合创建各类校园互助文档。
  • 方便校内信息收集的得力工具、丰富多彩的校园讨论区。

创新的线上活动方式

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