您的位置 首页 场景

金山文档助力丰屋科技打造安全高效的团队

客户简介

丰屋科技(深圳)有限公司(以下简称“丰屋科技”)定位为中国领先的装配式整体家居集成商。为房地产开发商及运营商提供建筑装修一体化设计咨询、快建咨询和快装EPC、全屋定制三大业务服务。丰屋科技旨在改变和颠覆传统低效的装修模式,用工业智造和信息化手段,以提高效率和质量为目的,实现装修行业的转型和升级。

丰屋科技日常工作流程

公司除职能部门外,还设有业务部、研发部、设计部、采购部、工程部、合约部,其中合约部是公司非常核心的部门,所有的业务环节都需要合约部来审核。

比如做一个酒店工程的解决方案,先由业务部与客户沟通客户的需求和报价,研发部根据沟通结果制定技术方案,设计部制定效果方案,接着由采购部采购施工材料,工程部负责施工并向客户交付成果。合约部会全程参与其中。

使用金山文档之前,客户曾面临的问题

(1)合约部员工在差旅途中无法与其它部门高效协同,无法处理突发需求。

(2)合同、成本报价表等涉密文件众多,文件安全无法保证。

(3)多人编辑一个表格时,表格内容经常会被误改、乱改。

(4)不能有效防止离职员工带走公司文件,存在安全隐患。

合约部负责人陈先生希望有合适的办公工具能解决这些问题,让团队工作更加安全、高效。

金山文档解决方案

(1)多端登录工作账号,差旅途中也可随时处理工作

  • 使用金山文档以前:

作为企业信息传递的枢纽,合约部门的员工需要经常出差。在差旅途中,遇到研发、设计、采购、工程等部门的突发需求时,很难及时响应。很多需要协作的工作只能用QQ/微信/邮箱等反复发送文件的方式来展开,效率非常低下。

  • 使用金山文档以后:

合约部牵头使用金山文档,将所有文件上传至云文档,遇到突发工作时,用手机、Pad、电脑登录金山文档账号,就能随时随地打开工作文档并开展工作,不用反复离线传输,保证工作不中断。

(2)开启安全团队,确保合同、成本报价等重要文件的安全

  • 使用金山文档以前:

合约部门管理着很多重要文件,包括施工合同、项目成本、报价等。使用金山文档以前,这些文件的流转和存放都比较随意,一旦泄露会给公司造成极大损失。

  • 使用金山文档以后:

通过云文档的安全团队设置,通过账号加密的方式,设置团队每位成员的查看、编辑、复制、下载、打印等权限,确保文档不会被因任意下载及打印而流转出去,第一时间保文档内容的安全。

(3)设置文档保护,防止工作表格内容被误改

  • 使用金山文档以前:

丰屋科技经常需要围绕项目进度、工程实施等表格进行协作。一位同事在表格内填完自己负责的内容后,再发给另一位同事填写。在这个过程中,经常出现一个人编辑的内容被其他同事误改、乱改的问题。因为看不到每位成员的编辑记录,所以恢复起来很麻烦。

  • 使用金山文档以后:

团队成员统一在线上表格进行编辑,设置「保护工作表」,选择区域分配可编辑的协同者,保护表格不会被其他人任意篡改。还可针对某一单元格查询历史编辑情况,高效回溯编辑细节。

(4)员工离职解除权限,无法带走公司文件

  • 使用金山文档以前:

因为平时的工作资料文档都分散存储在各自电脑里。离职员工如果对公司有不满或出于私利,可能会删除或带走公司的一些重要资料,给公司带来损失。

  • 使用金山文档以后:

当有员工离职时,管理员直接在管理后台将其从公司组织架构中一键移除,让其无法再访问公司文档,确保公司文档安全不外泄。

「用户说」

“使用金山文档,让这个工作流程上的人在同一个平台上协作配合,无需切换不同的办公工具,提高了效率。使用安全团队和安全文档设置,让文档的各项权限清晰可控,保障工作文档安全和公司信息的安全。”

—丰屋科技合约部负责人陈锦汗

热门文章