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WPS+云办公帮助凯奇电气解决管理与协同办公的问题

客户简介

北京首科凯奇电气技术有限公司(以下简称“凯奇电气”)是北京市科委下属的高新技术企业,公司以振兴民族现代制造业为核心使命,专注于工业控制产品的开发,多年来承担了多项北京市以及国家科技项目的开发任务(完美无谐波高压变频器、开放式数控软件系统、精密伺服控制基础技术研究、直接电动式精密运动部件等),并在此基础上自行研制开发了多品种、多系列、全规格的产品,在电力电子、自动控制、机床数控、信息与网络、模糊控制、嵌入式操作系统等领域卓有建树。

公司主要由销售部、开发部、采购部、财务部和工程应用部组成,各地销售与客户签单后,给财务部门审核与备案,开发部根据客户需求制作开发文档、产品文档、测试文档,采购部根据合同内容制定采购计划,并与财务确认采购项目和费用,最后由工程应用部门为客户组装机器、进行电气连接、机器调试,将产品交付给客户。

使用 WPS+云办公以前,客户曾面临的问题

(1)在过去,工作产生的大量合同、文档都离线存储在各自电脑中,当需要与他人配合工作时,需要花很多时间去调取文件。

(2)销售在签署合同时,领用的合同编号常来不及更新,导致存档后合同管理困难。

(3)当出差过程中要处理公司文件时,只能通过QQ/微信来反复传输文件,过程繁琐,效率低下。

WPS+云办公解决方案

(1)销售合同版本管理

过去,销售人员在各个城市谈订单时,需要预设合同编号(例如:001-010),合同编号对应唯一的销售订单,但由于没做统一的管理,大家提交的合同编号常忘记做修改,导致多人使用同一个合同编号,后续调取和查看合同困难,统计销售的提成也容易出错。

使用WPS+云办公后,销售人员将合同编号录入在「销售合同领用表格」中,当销售领走一份合同时,即在表格更新领用信息,其他销售可随之领用下一份编号合同。当同时领用同一个编号时,协作文档提示此文本框被占用,后进入编辑的同事就自动往下一行输入信息,避免信息被覆盖。表格的协同不但解决了合同编号领取问题,销售业绩的统计也方便许多。

(2)回溯和恢复产品文档的历史版本

 公司在开发阶段需要写大量的代码,代码托管到服务器,后续不出问题的话一般不会去查看和改动。代码相关的产品文档就显得特别重要。“我们做设备这一块,通常卖出去好几年了客户还会咨询各种各样的问题,用户电气设备上可获取的信息有限,不能直接判断出问题所在,只能通过机器上唯一的编号逐层查找这项设备的说明文档的某个版本,并进行修改调整,通常翻遍好几台电脑保存的文件才能找到产品说明文档,极大浪费了人力。”

现在,公司将开发阶段的研发、产品、测试文档按照时间、项目、编号这些维度,统一存储,快速调取所需文件,通过查看文档的「历史版本」,可预览每个版本的内容,帮助定位到出错之处,也可以恢复到某一个特定版本。

 (3)出差期间也能处理工作文件

公司的销售和管理层经常需要在外地洽谈业务,在过去只能随时带着电脑和U盘去开展工作,一旦没注意,拷贝的版本就可能发生错误。因为文件较大,用微信和QQ传输也受到限制。

现在,只需用同一个账户登录,不论用电脑、Pad还是手机登录,都能访问保存于云端的文档,差旅途中也能随时处理工作。

(4)灵活设置权限,保障重要文件的安全流转

对制造业公司来说,销售合同、设备报价、财务项目回款等文件都是比较重要的文件,一旦泄漏会给企业带来很大危害,但是公司缺乏有效措施来保障重要文档的安全不外泄,员工可以随意访问这些文件。

用WPS+云办公后,可精细化设置不同成员的查看/编辑等权限。此外,在分享文档链接时还可设置链接有效期,确保重要文档的安全不外泄。

「用户说」

办公软件一直是各类工作的必备软件,因为WPS在国产办公软件中的知名度最高,就一直在用 WPS。 WPS+云办公的这些功能正是我从技术开发到企业管理的职业发展阶段中迫切需要的,解决了我在日常办公中的一系列问题,我会在企业内部去持续推广,也会始终关注 WPS+云办公新功能和产品升级优化。

 —凯奇电气总工程师张彤

关于作者: wpsplus

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