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WPS+云办公助力阿密数码简化管理流程,提高销售效率

客户简介

珠海阿密数码科技有限公司(以下简称“阿密数码”)是一家以互联网技术为核心的电子商务运营商。公司成立于2014年6月,现有运营团队70多人,从成立之日起就一直坚持以“对外成就客户,对内成就员工”为宗旨,主要从事帮助传统企业在天猫、京东开设店铺及运营策划等业务,所运营销售的产品涉及各个行业。阿密数码定位的高质高价的产品受到市场的强烈欢迎,销售思路受到众多厂家青睐。

阿密数码一共分为4个组织中心:营销、产品、行政、财务中心,其中营销和产品中心是主要的业务中心,由运营(网上店铺的店长)、推广、客服、设计、物流等部门组成,各部门分工明确又相互配合。

阿密数码面临的问题及解决方案

(1)跨部门协作场景多,协作效率亟待提高

电商行业的活动层出不穷,运营部制定的产品组合价格也会不断变动;推广团队通过多种形式进行宣传并达成订单;物流部门负责货物配送,售后负责退换货等,完成电商工作的闭环。这种环环相扣的工作模式,不论对部门内部协作还是跨部门协作,都提出了更高要求。如何提升效率对阿密数码来说是一个亟待解决的问题。

过去,阿密数码各团队频繁开会,通过QQ/微信来回传输文件的方式进行协同,由于信息量太大,每个人的电脑里都填的满满的,可还是招架不住工作的疏漏;由于文件的反复传输,下载到电脑桌面上的文件常常“霸屏”,让人眼花缭乱,经常找不到最新版本,做数据汇总时还经常因为同时打开多个文件而导致电脑崩溃。

  • 将工作文件搬到“线上”

部门成员直接在同一个在线表格里制定部门内部的店铺运营计划表、客服话术等;有协同关系的部门在某个产品/活动/店铺的上线、推广、销售、物流和售后等不阶段,在线上即可完成跨部门的高效协同,告别反复传输文件,工作效率提升数倍。

  • 用日历和待办功能简化工作流程

通过「日历」功能,可看到按天排列的日历视图,新建日程和待办事项后,可将日历链接链接分享给需要协同的同事,实现工作计划进度的实时共享,及时提醒工作日程安排,从而快速推进各项工作任务的达成。

  • 建立企业公共资料库,公共文件共享

公司在日常运营中积累了大量资料,既有员工入职须知、公司规章制度、经验分享类资料,也有「客户信息报表」、「产品资料表」等工作必备文件。

使用WPS+云办公,将公司日常运营中积累的各种资料数据集中存储在金山文档,慢慢沉淀成宝贵的企业知识库。新员工入职时,可直接从云端知识库中快速检索获取所需资料,快速学习并融入新工作。

(2)销售数据竞品数据等重要文件随意流转,存在安全隐患

  • 通过文档权限设置,重要文件安全隔离

网店的销售数据、产品成本利润表、竞品数据分析等,都是公司比较重要的文件。在过去,这些数据信息由每个团队负责人各自离线保存在自己电脑里,口头汇报给管理层,管理层容易忘记部分信息,一旦内容丢失就很难找回,存在安全隐患。

现在,用WPS+云办公可进行权限的管控,有5个权限可供选择,严格把控内/外部成员的查看和编辑权限,还可以选择链接有效期,过了有效期就无法访问。

「用户说」

我们虽然是做电商的,但在过去,很多工作习惯还是比较传统,WPS+云办公团队专门给我们做了员工培训,让我们从传统的离线工作模式转移到了线上,优化了很多工作、解决了很多问题、也节省了很多时间,现在我们公司所有人都在用WPS+云办公,之前零散的团队工作一下子就整合在一起了,顺畅很多。

—阿密数码联合创始人董国

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