摘要： WPS 文档分享功能持续迭代，近期重点升级了企业级文档分享管控能力，包括更精细的对外分享策略、审批流程配置和白名单机制。本文详细介绍这些新功能及其适用场景，帮助企业更好地管理文档分享行为。
更新背景与目的
随着企业数字化程度的加深，文档分享已成为日常办公的高频操作。与此同时，企业对文档分享的安全管控需求也在快速提升——如何在保障协作便利性的同时，有效防止敏感数据外泄，成为企业管理者关注的核心问题。
WPS365 针对这一需求，对文档分享功能进行了系统性升级，重点强化了企业级管控能力。
新功能详解
1. 企业文档对外分享策略
文档安全"进入企业文档对外分享设置" />
管理员可以在 WPS365 管理后台统一设置企业文档的对外分享策略，覆盖以下维度：
全局策略开关
- 允许分享到企业外：成员可以自由将文档分享给外部人员
- 禁止分享到企业外：成员无法将文档分享给企业外部人员
精细化的例外规则
当选择"禁止分享到企业外"时，管理员可以灵活配置例外规则：
2. 文档外发审批流程
审批流程是本次升级的核心功能之一。当成员需要将文档分享到企业外时，可以提交外发申请，经审批通过后系统会生成一个临时分享链接。
审批流程的配置包含两个维度：
- 基础设置：设置"哪些文档范围"和"哪些成员"允许提交外发申请
- 流程设置：自定义审批节点和审批人，支持多级审批
通过审批流程，管理员可以在不"一刀切"禁止的前提下，实现对文档外发的有效管控。
3. 对外分享白名单
在设置"禁止分享到企业外"后，管理员可以将特定成员加入白名单。白名单中的成员不受分享范围限制，可以自由将文档分享给任何人。
白名单支持按以下维度添加：
- 指定成员
- 指定部门
- 指定用户组
- 指定企业团队
这个机制特别适合需要频繁对外分享的业务部门（如市场部、商务部），无需每次都走审批流程。
4. 协作者访客查看
文档所有者可以控制是否允许其他协作者查看当前文档的访问者列表。开启后，协作者在打开文档时可以看到右上角显示的当前访问者信息，方便了解谁正在查看文档。
使用场景与预期效果
FAQ
问：升级后旧版设置的数据还在吗？
答：所有已有的分享设置、协作者权限、链接等数据均不受影响。本次升级主要是在管理后台新增了企业级管控功能，已有的个人分享配置不会发生变化。
问：审批流程需要额外付费吗？
答：企业文档对外分享策略和审批流程功能需要 WPS365 商业协作版或更高级别的套餐支持。具体套餐权益可访问 WPS365 官网 查看对比。
问：设置审批流程后，所有文档外发都需要审批吗？
答：不一定。管理员可以在基础设置中限定"哪些文档范围"和"哪些成员"需要走审批流程，白名单成员和特定文档类型可以豁免审批。配置灵活度较高，可根据企业实际情况调整。
注：部分内容由 AI 匹配目标关键词，结合WPS 365 官方知识库智能生成，如有疑问或者建议可以 联系我们
